POLÍTICA ANTICORRUPÇÃO

Comprometimento com a legislação Anticorrupção

A Scitech está comprometida em ser um exemplo de cidadania corporativa, atingindo tal objetivo por meio de diversas iniciativas de Compliance, tais como a adoção de Código de Conduta nos Negócios, políticas de compliance para evitar abusos e fraudes. A Scitech sempre se comprometeu com tais políticas e padrões e espera que seus empregados também ajam de acordo com as leis e se comprometam com as políticas e padrões.

Além dos novos esforços de Compliance, a Scitech adotou a presente Política Anticorrupção e procedimentos específicos para a interação com Profissionais da Saúde no mercado. Por meio da Política Anticorrupção, a Scitech poderá monitorar a obediência de seus funcionários, distribuidores, representantes, fornecedores e consultores à legislação aplicável.

Desta forma, nos termos desta Política Anticorrupção, é expressamente proibido a funcionários, distribuidores, representantes, fornecedores e consultores oferecer, pagar, prometer pagar ou autorizar o pagamento de quaisquer valores ou ofertar qualquer bem de valor, direta ou indiretamente, a qualquer agente governamental, partido político, membro de partido político, candidato a cargo público eletivo, Profissional da Saúde vinculado a convênio público de saúde e/ou instituição pública como agente do governo com a finalidade de obter, manter ou administrar negócio ou obter vantagem indevida para a Scitech. É essencial que cada funcionário, indivíduo ou pessoa jurídica (incluindo distribuidores, representantes de vendas, fornecedores e consultores) que trabalhe com a Scitech compreenda que está expressamente proibido de exercer influência ou pressão ilegal para influenciar profissionais da área médica e instituições a adquirir produtos da Scitech.

É importante que na medida em que novos procedimentos sejam adotados, definindo diretrizes das atividades da Scitech, você esteja em contato com a Diretoria da Scitech e procure orientação antes de ofertar qualquer coisa a um Profissional da Saúde que seja agente do governo/membro de entidade de saúde estatal e/ou instituição, que não esteja de acordo com a política e procedimentos da Scitech. O apoio e a observância de tal política e procedimentos são essenciais, pois a Scitech dedica seus esforços para instituir práticas éticas e alcançar os melhores resultados em seu programa de Compliance.

Com o apoio de todos, a Scitech continuará trilhando seu caminho de sucesso profissional e atingindo os mais altos padrões de conduta ética nos negócios.

A Scitech deverá, em todas as circunstâncias, agir de acordo com suas obrigações legais e de Compliance. A Scitech adota a presente Política Anticorrupção (“Política”). A Scitech está comprometida a obedecer à Lei nº 12.846/2013 (“Lei Anticorrupção”) no Brasil, bem como as legislações similares nos países em que conduz os seus negócios, especialmente o FCPA (Foreign Corrupt Practices Act).

Esta Política aplica-se a todos os funcionários e agentes da Scitech, devendo seus distribuidores, representantes, fornecedores e consultores serem informados sobre esta Política e concordar em agir de acordo com as disposições aqui especificadas e com a Lei Anticorrupção, como requisito para agir em nome ou em conjunto com a Scitech. A Scitech veda expressamente pagamentos irregulares de qualquer natureza, incluindo pagamentos a terceiros, agentes do governo, profissionais da saúde e/ou clientes.

Política Anticorrupção

Todos os funcionários da Scitech, assim como qualquer parte que realize negócios em nome da Scitech, não deverão fazer ofertar ou prometer a realização de pagamentos (independentemente de onde seja realizado) ou dar qualquer bem de valor, direta ou indiretamente, a qualquer terceiro, incluindo agentes governamentais e/ou Profissionais da Saúde (“PS”), para conseguir auxílio na obtenção ou manutenção de negócios impróprios, mesmo que tais vantagens não sejam alcançadas. Pagamentos proibidos incluem:

Pagamentos para garantir vantagem ou benefício impróprio, incluindo decisão de que a Scitech seja escolhida como fornecedora e/ou prestadora de serviços, ou de fornecer à Scitech condições mais benéficas, tais como a obtenção de informações confidenciais ou sobre concorrentes que possam dar à Scitech vantagem imprópria;
Pagamentos para influenciar qualquer ato ou decisão de agente do governo no exercício de sua competência;
Pagamentos para influenciar agente do governo a exceder as suas competências para obter vantagem;
Pagamentos para induzir agente do governo a executar ou deixar de executar determinada atividade;
Pagamentos para induzir agente do governo a usar sua influência junto à Administração Pública para alterar ou influenciar quaisquer atos ou decisões;
Qualquer facilitação de pagamentos feita sem aprovação da Diretoria;
Quaisquer presentes ou hospitalidades ofertadas a agentes governamentais de agências reguladoras, alfândega ou entidades governamentais similares;
Quaisquer despesas de viagens ofertadas a agentes governamentais de agências reguladoras, alfândega ou entidades governamentais similares, exceto se previamente aprovado pela Diretoria em razão de necessidades negociais legítimas, tais como a inspeção de fábricas de fornecedores; e
Qualquer contribuição política pela Scitech.

Conforme exigido em lei, a Scitech deve ter e manter registros contábeis detalhados, os quais reflitam as transações por ela realizadas e os bens de sua propriedade. Nenhum valor deverá ser mantido “fora” de tais registros contábeis para fins de ocultar ou “disfarçar” pagamentos impróprios. Todas as despesas, presentes, hospitalidades e quaisquer outros pagamentos devem ser devidamente relatados e registrados. Todos os registros contábeis, relatórios de despesas, notas fiscais, vouchers, e outros registros de negócios devem ser reportados e registrados. Valores, contas, pagamentos, bens e valores não informados ou não registrados são expressamente vedados. A evasão, não declaração, mesmo que mera tentativa, dos registros contábeis é expressamente proibida.
Caso a legislação local, códigos de conduta ou outras regulamentações de determinadas regiões sejam mais restritivas acerca do assunto, ou requeiram autorização governamental para transação, os afiliados ou representantes da Scitech, incluindo distribuidores, representantes de vendas, agentes, intermediários e consultores, que atuem na região deverão agir em consonância com a legislação mais restritiva.

Procedimentos Operacionais de Compliance

De acordo com a presente Política, a Scitech adotou os Procedimentos Operacionais de Compliance (“Procedimentos”). Os Procedimentos abaixo, em conjunto, determinam os padrões de conduta que devem ser aplicados às relações da Scitech com Profissionais da Saúde:

POLÍTICA ANTICORRUPÇÃO
PA – 001	Definições
PA – 002	Hospitalidade para Profissionais da Saúde
PA – 003	Brindes a Profissionais da Saúde
PA – 004	Eventos e Viagens para Profissionais da Saúde
PA – 005	Solicitação de Produtos e Serviços de Educação e Formação
PA – 006	Contratos com Profissionais da Saúde, para a prestação de serviços de Pesquisa Clínica
PA – 007	Contratos com Profissionais da Saúde, para a prestação de serviços de Desenvolvimento de Produtos e serviços de Avaliação
PA – 008	Solicitação de Bolsas de Estudo e Doações Beneficentes
PA – 009	Auditoria para relações contratuais com Profissionais da Saúde, distribuidores e terceiros
PA – 010	Treinamento Anticorrupção
PA – 011	Relatórios de Não-Conformidade
PA – 012	Plano de Auditoria de Conformidade

Estes Procedimentos se fazem necessários para prevenir a violação das leis anticorrupção aplicáveis e, ainda, coibir qualquer ato que seja inconsistente com os valores da Scitech ou que possam criar, seja efetivo, seja aparente, conflito de interesses para qualquer um envolvido nas relações com Profissionais da Saúde.

Exemplos de questões de compliance

A lista abaixo descreve algumas situações que possam gerar preocupação de acordo com a Lei Anticorrupção. É sua responsabilidade estar ciente de tais situações, reportando-as imediatamente à Diretoria para revisão:

Qualquer indivíduo ou pessoa jurídica que represente, esteja sendo considerado para representar, distribuir ou fornecer à Scitech (ou aos clientes desta por meio da Scitech) que:

Esteja envolvido ou tenha sido acusado de envolvimento em práticas negociais impróprias;
Tenha relação familiar ou relacione-se com pessoas que possam influenciar impropriamente a decisão de cliente ou agente do governo;
Aproxime-se de funcionário da Scitech, no momento ou em data próxima a celebração de contrato ou licitação, alegando que possui relações “especiais” com agente do governo, cliente ou potencial cliente;
Insista no recebimento de comissão, antes da divulgação de decisão sobre contrato público ou licitação;
Exija comissão ou taxa excessiva para prestar serviços;
Solicite pagamento em dinheiro ou sem registro contábil;
Enfatize suas “conexões” ou “relacionamentos”;
Solicite comissão ou taxa adicional para “facilitar” serviços;
Exija entretenimento, presentes ou viagens de luxo antes de dar início às negociações contratuais e outros serviços;
Solicite a celebração de contrato de consultoria apartado de ou ligado a contrato de distribuição;
Solicite doação de um cliente ou parte que possa influenciar a obtenção de qualquer potencial vantagem negocial obtida ou mantida pela Scitech;
Solicite pagamento para “supervisionar” potenciais violações à legislação aplicável; e
Solicite emprego ou favores para amigo ou parente.

Falta de transparência, documentação comprobatória ou inconsistente para despesas de vendedores, determinados advogados ou sociedade de advogados, consultores e agentes de viagens;
Faça comentários sugerindo uma forma em particular de conduzir negócios como “a forma como fazemos negócios aqui”.

Valores significativos em transações de baixo valor.
Uso de “side letters” (documento complementar).
Uso de consultores que não aparentem possuir capacidade para realizar os serviços descritos.
Uso de consultores cujo endereço profissional não faça sentido, diante dos serviços prestados.
Recomendação, por cliente, agente do governo ou Profissional da Saúde para contratar determinado consultor ou distribuidor.
Qualquer solicitação de comissão ou qualquer outra forma de pagamento a ser feita no exterior ou em nome de qualquer outro beneficiário que não a pessoa comissionada.
Qualquer comissão, pagamento, ou desconto no preço que aparente ser excessivo quando em comparação com os serviços prestados.
Qualquer solicitação de um representante de vendas, agente, intermediário, consultor, distribuidor ou fornecedor específico que não seja usualmente utilizado ou conhecido pela Scitech.

Esta não é uma lista definitiva de questões de Compliance. Caso haja qualquer dúvida, você deverá consultar a Diretoria.

Relato de responsabilidade

Se você tomar conhecimento de qualquer conduta que acredite que possa violar esta Política, você tem o dever de reportá-la. Você poderá reportar a conduta ao seu supervisor, à Diretoria da Scitech ou anonimamente através do site da Scitech.

Tais informações serão consideradas como confidenciais e serão utilizadas apenas para a averiguação dos fatos reportados. Apenas os dados serão divulgados à Diretoria da Scitech e a indivíduos autorizados a quem a divulgação se faça essencial. Exceto se agindo de má-fé, os funcionários da Scitech não serão submetidos a represálias, em razão de informação reportada. Por favor leia o documento “Procedimentos”.

Auditoria e acompanhamento

A Scitech, de tempos em tempos, auditará e monitorará as questões de Compliance de acordo com esta Política por meio de avaliações agendadas ou aleatórias. Todos os funcionários da Scitech deverão realizar certificações periódicas sobre a Política de Compliance, bem como participar e concluir treinamento acerca da legislação anticorrupção vigente.

Penalidades e consequências

Cada funcionário da Scitech é responsável e comprometido a aderir a presente Política. Eventuais violações a esta Política podem resultar na exposição, seja na esfera civil, seja na esfera criminal, da Scitech e dos funcionários envolvidos, incluindo reclusão e outras penas severas. Além das medidas administrativas cabíveis, por exemplo, desligamento do funcionário.

PA 001- DEFINIÇÕES

Profissionais, Prestadores de serviço e Entidades

“Afiliado”: Cada companhia em que a Scitech tenha, direta ou indiretamente, participação societária.
“Agente do Governo”: Para os fins da “Política e Procedimentos Anticorrupção Global”, a expressão Agente do Governo deverá ser interpretada de forma ampla, incluindo: (1) agentes e funcionários de Entidades Governamentais; (2) Agentes e funcionários de organizações internacionais não governamentais (p.e., Organização Mundial de Saúde, Médicos sem Fronteiras, Cruz Vermelha), e qualquer pessoa com poder de alocar ou influenciar na liberação de verbas governamentais, incluindo trabalhadores sem remuneração, sem honorários, que ocupem cargo de consultoria, e médicos particulares cujos pacientes sejam segurados por programas governamentais. Também inclui Profissional da Saúde trabalhando em ou em benefícios de, ou de qualquer forma afiliado a instituição de saúde governamental, instituição, universidade ou hospital.
“Colaboradores”: Sócios, funcionários contratados CLT ou representantes terceirizados, que de alguma forma participam no desenvolvimento das atividades da Scitech.
“Gerente da Unidade de Negócios”: Colaborador da Scitech responsável comercial, pelos subsídios e doações, treinamento e educação da Unidade de Negócio
“Oficial de Compliance”: Colaborador da Scitech sem qualquer responsabilidade em: vendas, pesquisa clínica, desenvolvimento de produtos, gerenciamento de produtos, relações governamentais, importação ou exportação.
“Consultores”: Profissional da Saúde ou de outra área correlata contratado pela Scitech, de acordo com Contrato de Consultoria escrito para a prestação de qualquer Serviço de Consultoria.
“Contrato de Consultoria”: Firmado por escrito com um Consultor para a prestação dos serviços de consultoria.
“Entidades Governamentais”: Para os fins destas diretrizes, se refere a empresas comerciais detidas ou controladas pelo governo, instituições, agências, departamentos, intermediadores ou outras entidades públicas (independentemente de controle total ou parcial), incluindo postos para cuidado à saúde, instituições de pesquisa, universidades e hospitais.
“Profissional da Saúde”: Qualquer indivíduo que esteja em posição de adquirir, comprar, alugar, recomendar, usar, arranjar, ou influenciar a aquisição ou locação, prescrever os produtos médicos comercializados pela Scitech incluindo, mas não se limitando a, médicos credenciados, residentes médicos ou associados, pessoas atuantes na área da saúde que não sejam médicos, estudante de medicina, e/ou entidade educacional, entidades ou organizações de atendimento médico, incluindo centros acadêmicos de atendimento médico, bem como agentes ou funcionários de cada uma das supramencionadas entidades. Um Profissional da Saúde será considerado afiliado a uma entidade caso seja empregado dela, tenha privilégios profissionais, ou de qualquer forma tenha posição de influência na entidade.
“Relatório de Uso de Consultorias”: Relatórios elaborados pelo Oficial de Compliance resumindo o uso de consultores pela Scitech, semestralmente.
“Serviços de Consultoria”: Todo e qualquer serviço prestado por Consultor para ou em benefícios da Scitech incluindo, sem se limitar, a prestação de serviços de consultoria em treinamento e educação, pesquisa, desenvolvimento e avaliação de produtos, existindo ou não compensação financeira ou prestado sob a forma de despesas.
“Sistema de Patrocínio Governamental”: um programa de cuidados à saúde, sistema ou local que seja, no todo ou em parte, de propriedade, administrado, fundado ou controlado pelo governo ou entidade governamental.

Pesquisas

“Alteração Substancial”: É uma alteração ao disposto na Proposta de Pesquisa Clínica, Protocolo, Atividades, ou Contrato de Consultoria (ou qualquer outra documentação de apoio, como orçamento/pagamento de consultores, adição ou alteração de consultores) que possa afetar significativamente:

Protocolo de Pesquisa e Responsabilidades;
Alocação de orçamento; e
Termos de Acordos (ex., pagamento de consultores).

Todas as Alterações Substanciais devem ser submetidas, se relevantes, a aprovação do Oficial de Compliance e da Diretoria. O Oficial de Compliance tem o poder discricionário de decidir se a propostas de alteração é substancial e se requer revisão posterior.

“Apoio à Pesquisa da Scitech”: Atividades de Pesquisa que são apoiadas pela Scitech, mas não patrocinadas pela Scitech. O apoio pela Scitech inclui prover, equipamentos, pessoal, software, aconselhamento ou qualquer outra forma de contribuição.
“Atividades de Pesquisa”: Qualquer atividade de pesquisa médica, incluindo mas não se limitando, a atividades que auxiliem ou satisfaçam:

A eficiência de dispositivo, incluindo estudos requeridos para autorização de uso e submissão dos produtos a registro em qualquer país;
Avaliação de Design;
Post Market Surveillance Requirements: Contratos para coleta de informações, Estudos registrados e Acordos de Investigação;
Propostas de publicação e marketing; e
Fornecimento de serviços de inclusão de dados, avaliação, suporte, e assistência, correlatos com estudos clínicos relacionados aos produtos Scitech.

“Atividades de Pesquisas Específicas”: atividades relacionadas a pesquisas não clínicas, pré-definidas especificamente para apoiar e orientar os esforços da Scitech no desenvolvimento de produtos, incluindo, prospecção de mercados para produtos específicos, localização de produtos para suprir determinado nicho de mercado ou outros serviços de testes não clínicos.
“Consultor de Pesquisa”: Um Profissional da Saúde que tenha celebrado contrato de prestação de serviço de pesquisa com a Scitech, que tenha como objeto a execução de Atividades de Pesquisa consistentes com Protocolo de Pesquisa devidamente submetido, processado e aprovado pelo Comitê de Revisão de Pesquisa Clínica da Unidade de Negócios.
“Consultor de Pesquisas especializada”: Profissional da Saúde contratado pela Scitech através de com Contrato de Consultoria, para a prestação de serviços de atividades de pesquisas científicas.
“Consultor de Treinamento e Educação”: Profissional da Saúde contratado pela Scitech por contrato de consultoria para fornecer os serviços de Treinamento e Educação.
“Consultor para Desenvolvimento e Avaliação de Produtos”: Um Profissional da Saúde contratado pela Scitech nos termos de contrato de consultoria para prestar serviços de desenvolvimento e/ou avaliação de produtos.
“Contrato de Consultoria em Pesquisa”: Contrato escrito celebrado entre Scitech e Consultor de Pesquisa, definindo os termos para a prestação de serviços de Consultoria de Pesquisa, referente a Atividades de Pesquisa baseada em Protocolo de Pesquisa aprovado pelo Comitê de Revisão de Pesquisa Clínica da Unidade de Negócios e apoiado e/ou patrocinado pela Scitech.
“Contratos para Desenvolvimento e Avaliação de Produtos”: Um acordo com consultor para a contratação de serviços de desenvolvimento e avaliação de produtos.
“Investigador”: indivíduo que conduz ou é responsável por atividades de pesquisa. Caso as atividades de pesquisa sejam conduzidas por um time de pessoas no mesmo local, então o líder responsável será considerado como investigador e os demais como subinvestigadores.
“Formulário de Proposta de Pesquisa”: Será preenchido e enviado por profissional da área médica ou especialista em pesquisa interessado em desenvolver pesquisa com apoio ou patrocínio da Scitech.
“Gerente de Projeto”: Empregado da Scitech responsável pelo Projeto de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos.
“Patrocinador”: Indivíduo que inicia a proposta de pesquisa clínica, treinamento e educação ou Desenvolvimento e Aprovação de Produtos.
“Patrocinador-Investigador”: Indivíduo que seja simultaneamente Patrocinador e Investigador.
“Pesquisa Médica Patrocinada pela Scitech”: atividades de pesquisa apoiadas e patrocinadas pela Scitech. O patrocínio pela Scitech inclui prover apoio financeiro, dispositivos, equipamentos, pessoal, software, planejamento, aconselhamento ou qualquer outra forma de contribuição.
“Proposta de Pesquisa”: Qualquer pedido de apoio e/ou patrocínio à pesquisa requisitado por Patrocinados ou Investigador que inclua Protocolo de Pesquisa, através de Formulário de Proposta de Pesquisa”.
“Propriedade Intelectual”: significa patentes, modelos de utilidade, segredos comerciais ou know how recebido pela Scitech de um Consultor ou time de desenvolvimento de projeto, nos termos de Contrato de Desenvolvimento de projeto, aquisição ou licenciamento.
“Protocolo de Pesquisa”: Documento que descreve os objetivos, metodologia, considerações estatísticas e organização de testes e pesquisas. Um Protocolo de Pesquisa é o ponto inicial para pesquisas de alta qualidade e todos os estudos de pesquisas relevantes para apoio e/ou patrocínio pela Scitech. Todas as pesquisas devem ter como base um protocolo. As pesquisas podem ser classificadas como Estudos ou Registros. O protocolo dá o background e razões necessárias aos testes. O protocolo deverá conter os seguintes componentes:

Razão ou motivo;
Objetivos;
Métodos;
Procedimentos;
Critério para seleção de pacientes;
Número de voluntários;
Número de centros;
Indicação;
Análises Estatísticas;
Relatórios e requisitos de segurança; e
Cronologia dos Estudos.

“Serviço de Pesquisa”: “Atividades de Pesquisa prestada a Scitech por Consultores.
“Serviços de Treinamento e Educação”: Incluem, não se limitando, a:

Treinamento e Educação de Profissionais da Saúde acerca da segurança e eficácia do uso dos produtos Scitech;
Manifestar-se em reuniões da Scitech;
Manifestar-se em nome da Scitech quando houver descobertas científicas e outros assuntos clínicos referentes a seus produtos;
Ser anfitrião em seminários de treinamentos cirúrgicos sobre técnicas e/ou design de produtos Scitech;
Participar como cirurgião anfitrião no programa de tour cirúrgico, seja ele doméstico ou internacional;
Participar como instrutor clínico em sessões de treinamento em laboratório de anatomia ou workshops em locais aprovados e com a frequência definida pela Scitech;
Apresentar práticas clínicas, cirúrgicas, ou qualquer outra informação nas reuniões de treinamento e vendas da; e
Participar em nome da Scitech, em reuniões, painéis, mesas de discussão sobre segurança, técnicas e efetividade de uso, descobertas clínicas e outros aspectos clínicos e cirúrgicos relevantes sobre os produtos Scitech.

“Time de desenvolvimento de projeto e avaliação”: Consultores de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos que estejam trabalhando em Programa de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos

Doações, Subvenções e Subsídios

“Comitê de Compliance” (“Comitê”): revisará todas as atividades relativas a Pesquisas Clínicas, Desenvolvimento e Avaliação de Produtos, Subsídios Educacionais e Doações à Caridade, Consultorias, Treinamento e Educação.
“Doações”: vide Doações à Caridade.
“Doações à Caridade”: Pagamentos, exceto Subvenções, em dinheiro, equipamentos ou produtos (p.e., Produtos Scitech) dados em contribuição à entidade isenta de impostos, de acordo com a legislação aplicável. Também incluem pagamentos às comunidades carentes, indústria ou organizações de troca, as quais, mesmo que não gozem de isenção de tributos, dediquem-se à promoção da comunidade ou a assuntos empresariais de interesse da Scitech.
“Subsídio”: vide “Subsídio Educacional”.
“Subsídios Educacionais”: Pagamento às entidades com fim educacional, científico ou social; instituição médica ou sociedade profissional que apoie programas educacionais para profissionais da saúde, pacientes ou membros da comunidade, na área científica.

Negócios

“Necessidades Negociais”: Uma necessidade genuína e razoável da Scitech por serviços, informações, ou propriedade intelectual pré-identificada, e que pode ser mais bem atendida por um Consultor. No caso de necessidade por informação ou propriedade intelectual, por meio de contrato, mediante pagamento em benefício de uma Empresa de Consultoria ou Profissional da Saúde. Também incluem interesses em proporcionar valores razoáveis em subvenções e doações à caridade. Não incluem encorajar Consultores, sócios de empresas de consultoria, pessoas sob as ordens ou mando, ou uma entidade a qual o Consultor seja afiliado, a adquirir, recomendar, usar ou negociar para fins de aquisição ou empréstimo ou indicar os produtos da Scitech.
“Regiões Scitech”: A Scitech atua diretamente nos principais clientes de todas as regiões do país. Alguns estados do país e clientes não prioritários são atendidos através de distribuidores.
“Unidade de Negócios”: são as divisões comercias da empresa, associados à linha de produto comercializada.

Financeiros, Contábeis e Fiscais

“Auditoria de Compliance”: auditoria dos Contratos de Consultoria checando os serviços prestados, os pagamentos realizados, e a avaliação de fragilidades do Compliance. Também será considerada a eficiência de cada comitê de revisão, garantindo que as obrigações fiscais reflitam as necessidades negociais genuínas.
“Documentos de Avaliação” (“DDA”): Anualmente, cada Unidade de Negócios, R&D, Marketing, Pesquisa Clinica etc. deverão compilar todos os documentos descrevendo as necessidades negociais nas seguintes categorias: (i) contratação de consultores para pesquisas clínicas; (ii) contratação de consultores para treinamento e educação, e (iii) contratação de consultores para o desenvolvimento e avaliação de produtos (cada documento, individualmente denominado “DDA”). O “Comitê de Compliance” deverá aprovar as DDA.
“Exercício Fiscal”: Período anual de 12 (doze) meses, começando em 1º de janeiro e se encerrado em 31 de dezembro de cada ano.
“Pagamentos”: Toda e qualquer compensação ou remuneração paga em benefício de consultores, incluindo mas não se limitando a pagamentos e reembolsos pessoais, serviços profissionais, alimentação, despesas de locomoção em viagens, presentes, subsídios e patrocínios para pesquisas, estudos clínicos, reuniões profissionais, treinamento de produtos, educação médica, fundos para pesquisa, serviços de desenvolvimento de produtos, palestras, apresentações públicas de divulgação científica, apoio em divulgação, promoção e marketing, serviços específicos, ou royalties e outros pagamentos para transferência de propriedade intelectual registrada.
“Pagamento para Facilitar”: pagamento realizado fora do curso regular dos negócios para garantir a realização de um ato por agente do governo.
“Presente”: Brindes. Qualquer bem de valor fornecido a qualquer parte, outro que não refeições, viagens, subsídios ou doações à caridade ou itens promocionais permitidos de acordo com a legislação local, regulamentos ou códigos de conduta. Para diretrizes específicas acerca de tais itens, veja “PA-003 – Brindes”.

PA 002- HOSPITALIDADES AOS PROFISSIONAIS DA SAÚDE

Requisitos e restrições para amenidades

Hospitalidade inclui refeições de negócio, recepções ou eventos. Nenhuma outra forma de entretenimento ou atividade é permitida. Qualquer refeição de negócio ou recepção realizada, incluindo aquelas realizadas em qualquer viagem patrocinada pela Scitech, deverão observar as seguintes diretrizes:

Estar em conformidade com as regras e legislação aplicáveis e ao código de ética e de conduta dos profissionais da saúde;
Estar diretamente relacionado ao negócio da Scitech;
Ser razoável e infrequente;
Estar diretamente ligado ao propósito de negócio da Scitech;
Ter um representante da Scitech presente nas refeições de negócio, recepções ou eventos; e
Não ser pago em dinheiro ou equivalentes diretamente ao Profissional da Saúde, como por exemplo, vale presente ou certificados.

As pessoas presentes em refeições de negócio devem possuir interesses negociais genuínos e estar relacionadas ao negócio da Scitech. A Scitech não pagará ou reembolsará qualquer valor despendido aos cônjuges, parentes, amigos ou profissionais da saúde não essenciais ao negócio.
Não poderá ser concedida hospitalidade com, implícita ou explicitamente, expectativa de obtenção de qualquer resultado consistente em fechamento de um contrato, uso, compra, aquisição ou recomendação de produtos da Scitech, ou que a amenidade represente, de qualquer forma, recompensa de uso, pedido ou recomendações de produtos da Scitech realizado no passado.

Processo para monitoramento de hospitalidades

A Diretoria da Scitech, anualmente, aprovará uma verba razoável, destinada para hospitalidades.
A Diretoria da Scitech comunicará os valores estabelecidos aos funcionários, consultores e pessoal terceirizado da Scitech.
A Diretoria da Scitech ou quem esta indicar deverá manter o histórico de todos os valores pagos por meio de relatórios de cada despesa aprovada para refeições de negócio, recepções e eventos com a presença de profissionais da saúde, incluindo os recibos e/ou comprovantes de pagamento, além dos nomes completos e cargos das pessoas presentes.

PA 003- BRINDES OFERECIDOS AOS PROFISSIONAIS DA SAÚDE

Requisitos e Restrições relativos brindes

Ocasionalmente, poderão ser oferecidos brindes ou itens promocionais contendo o logo da Scitech a um Profissional da Saúde, desde que certos requisitos sejam observados. Ofertas de brinde, seguirão as regras abaixo:

Estar em conformidade com as regras, legislação aplicável e com o código de conduta e de ética dos Profissionais da Saúde;
Ser infrequente e ter natureza educacional, ou proporcionar benefício a pacientes dos Profissionais da Saúde;
O valor total dos brindes a cada ano será determinado pela Diretoria da Scitech;
Nenhum brinde excederá, individualmente, o valor equivalente a USD 100,00 (cem dólares Americano) ou valor menor quando exigido por legislação aplicável, excluindo modelos anatômicos ou material didático, os quais, para fins deste Procedimento equivalem a USD 100,00 (cem dólares Americano) cada;
Não ser considerado como recebíveis ou despesa operacional para o destinatário (tais como equipamentos profissionais ou remuneração de empregados);
Não ser pago em dinheiro ou equivalente ao Profissional da Saúde (como por exemplo, vale presente e cerificados); e
As exceções aos procedimentos acima descritos, somente poderão ser realizados mediante aprovação por escrito da Diretoria da Scitech.

Qualquer brinde deverá ser dado incondicionalmente. Não serão dados brindes que implícita ou explicitamente tenham como expectativa resultado de lucro em decorrência de fechamento de contrato, uso, compra, aquisição ou recomendação de produtos da Scitech, ou que represente recompensa decorrente do uso, pedido ou recomendações de produtos da Scitech realizado no passado.
Brindes não poderão ser oferecidos aos cônjuges, parentes, amigos ou funcionários dos Profissionais da Saúde não essenciais ao negócio da Scitech, ou qualquer outra parte em nome dos Profissionais da Saúde ou em benefício deles.
Brindes não podem ser dados sob a forma de “caixinha” ou gorjeta, adiantamentos em dinheiro, ou fundos não reembolsáveis.
Qualquer pedido de brindes para eventos de maior escala deverá ser aprovado pela Diretoria da Scitech.

Processo para monitoramento de brindes

A Diretoria da Scitech ou quem esta indicar deverá manter o histórico de todos os brindes ofertados, por meio de relatórios detalhados que especifiquem o propósito do brinde. Os relatórios de despesas deverão ser devidamente arquivados.

PA 004- EVENTOS, PALESTRAS, CONGRESSOS E VIAGENS PARA OS PROFISSIONAIS DA SAÚDE

Palestras e Viagens

Palestras e Congressos Scitech:

A Scitech poderá ser responsável pelo pagamento ou reembolso das despesas do PS nos casos de (i) eventos, palestras e congressos da Scitech, e/ou (ii) se o Contrato com o PS prever o pagamento de tal despesa e/ou seu respectivo reembolso de acordo com a Política de Viagem de Consultores PS.

Reuniões com Terceiros:

A Scitech não será responsável pelo pagamento das despesas ou reembolsos dos PS, subdistribuidores ou quaisquer terceiros para o comparecimento dos PS em reuniões ou eventos patrocinados, exceto se: (i) a legislação local permita tal reembolso, e (ii) que nos termos do presente manual, seja considerado apropriado o pagamento de despesas ou reembolsos de despesas inerentes a eventos, palestras e/ou congressos de terceiros.

Procedimento de aprovação para celebração de reunião com terceiros:

Caso seja solicitado ou seja requerida pela legislação local, a Scitech enviará, antes de qualquer evento, uma comunicação à instituição onde o PS seja funcionário ou afiliado, notificando a instituição do convite para o evento, palestra ou congresso, permitindo à instituição a oportunidade de manifestar seu desacordo. Alternativamente, a notificação não precisará ser enviada caso tal PS declare por escrito não ser afiliado ou funcionário de qualquer instituição de saúde.

O procedimento para reembolso de despesas está descrito no item G-Disposições Gerais desta política.

Manual para Eventos, Palestras e Congressos.

De forma geral, o PS deverá dedicar 60% ou mais de seu tempo em eventos ou trabalhando em favor da Scitech para que suas despesas sejam pagas ou reembolsadas pela Scitech.

Objetivo do Evento, Palestra ou Congresso.

Os eventos, palestras ou congressos deverão ter como foco as áreas de atuação da Scitech, e serão realizadas periodicamente, incluindo a promoção a estudos e cuidados com a saúde, segurança e uso efetivo do conhecimento prático e científico, avanços da medicina ou o efetivo cuidado com a saúde.

Locais dos Eventos, Palestra ou Congresso.

Quando da revisão do local de eventos, palestras e/ou congressos, os critérios abaixo deverão ser considerados.

País e cidade:

O local deverá ser conveniente aos participantes;
Devem ser considerados os custos gerais associados ao local de destino;
Deve ser seguro para a realização do evento, palestra ou congresso; e
O local de realização da reunião deverá ter uma política razoável para obtenção de vistos para o ingresso no país.

Hotel/Instalações do local do Evento, Palestra ou Congresso:

Deve ter custos razoáveis de hospedagem e uso de sala de conferência;
A escolha do hotel não deverá ser baseada no fato de o hotel ser a atração principal para os participantes;
Critérios mais elevados serão analisados caso o hotel escolhido seja um resort ou se a hospedagem for em locais de categoria luxo, e deverão ser aprovados pela Diretoria da Scitech;
As instalações do local do evento deverão permitir espaços adequados para as reuniões considerando a capacidade do local e a integração das tecnologias de comunicação; e
As instalações do local da Conferência devem prover ambiente propício aos meios de estudo adequados aos conferencistas e grupos.

Reserva de passagens aéreas:

A Scitech deverá providenciar a compra das passagens, sejam nacionais ou internacionais, e se reserva o direito de recusar pedidos de reembolso de quaisquer passagens aéreas adquiridas diretamente por patrocinados.

Todos os voos deverão ser agendados conforme a Política de Viagem de Consultores PS.
Itinerários de voo preferencialmente não devem incluir conexões, paradas ou “viagens paralelas”, enquanto no percurso para o destino pretendido. A Scitech pode não reembolsar ou pagar voos que incluam tais conexões, paradas ou “viagens paralelas”, a não ser que sejam a única, ou mais econômica forma de se atingir o destino.
Todas as passagens aéreas para os voos com tempo de viagem inferior a 05 (cinco) horas contínuas deverão ser de classe econômica. Os PS portadores de necessidades especiais poderão obter permissão para viajar em classe de serviço acima da econômica, necessárias ao atendimento específico, mediante aprovação prévia da Scitech. O PS deverá enviar documentação ou declaração indicando a necessidade especial no momento de seu pedido.

O uso de aeronave particular somente terá reembolso até o valor de passagem de classe econômica mais barata disponível no momento em que o agendamento teria ocorrido;
Os PS que escolherem viajar em qualquer classe que não seja a econômica em voos de duração inferior a 05 (cinco) horas de viagem contínua, deverão ser reembolsados pela Scitech pelo valor do custo de passagem aérea não reembolsável de classe econômica;
O PS patrocinado, a critério exclusivo da Scitech, poderá viajar em classe um nível acima da econômica em voos de duração superior a 05 (cinco) horas de duração contínua com a aprovação da diretoria; e
Os limites de gastos em passagens aéreas serão adotados pela Diretoria da Scitech. Qualquer passagem aérea cujo custo seja superior ao limite exigirá aprovação da Diretoria da Scitech.

Hospedagem:

A Scitech providenciará e pagará diretamente a hospedagem dos PS. Excepcionalmente, a Scitech poderá reembolsar aos PS que tenham pagado por sua hospedagem.
As despesas de estadia devem ser razoáveis e só podem exceder o limite fixado se aprovado previamente pela Diretoria da Scitech.
A Diretoria da Scitech divulgará anualmente o valor considerado como “razoável” para estadia para cada região específica.
A Scitech não reembolsará os PS por despesas de hospedagem adicionais em noites antecedentes ou posteriores às necessidades de comparecimento em eventos, palestras ou congressos, a convite ou durante a execução de trabalho para a Scitech, só reembolsando despesas de hospedagem necessárias para atender as reservas de voo pré-aprovadas.
A Scitech não reembolsará os PS por despesas relacionadas a serviços de lavanderia, pay per view, serviços de SPA, consumo de itens de frigobar ou despesas similares.

Transporte Terrestre:

Exceto se o transporte terrestre for previamente providenciado pela Scitech, os PS poderão ser reembolsados pelo pagamento do transporte terrestre. Meios apropriados para o transporte terrestre incluem carros alugados de tamanho médio ou pequeno, táxis, transporte público e traslados. A Scitech não reembolsará serviços de limousine, exceto se o custo total for menor que o custo de quaisquer dos meios apropriados para o transporte terrestre, acima mencionados.
As despesas de transporte terrestre deverão ser razoáveis e não poderão exceder o limite fixado pela Diretoria da Scitech, exceto se previamente aprovados pela Scitech.

Alimentação e outras despesas:

Os PS serão responsáveis pelo pagamento de refeições e quaisquer outras despesas diversas que não estejam incluídas no programa de treinamento da Scitech (incluindo mas não se limitando ao café da manhã continental nos hotéis e refeições servidas durante voo).
Despesas com alimentação e outras despesas variadas deverão ser razoáveis e não poderão exceder o limite fixado pela Política de Viagem de Consultores PS, exceto se aprovado previamente pela Scitech.
A Diretoria da Scitech não reembolsará os PS por quaisquer refeições ou gastos variados incorridas antes ou depois dos dias em que se faça necessária a presença em evento, palestra ou congresso ou durante o tempo trabalhado em favor da Scitech.

Disposições Gerais:

O Oficial de Compliance da Scitech deverá aprovar as solicitações de reembolso dos PS, mediante o seguinte procedimento:

Para qualquer reembolso, os PS deverão preencher o Formulário de Reembolso de Despesas (FRD), especificando as despesas apresentadas incorridas para participação em evento, palestra ou congresso específico e submeter ao Oficial de Compliance da Scitech, no prazo de até 90 (noventa) dias após o término do evento, palestra ou congresso para o reembolso. Deverá ser anexado todos os comprovantes e recibos para submeter à aprovação da Scitech. Somente comprovantes e recibos de pagamento originais serão reembolsados. Este formulário deverá ser assinado pelo PS e pelo Gerente da Unidade de Negócio ou Colaborador responsável pelo evento.
Caso as despesas estejam em desacordo com a Política de Viagem para consultores PS ou caso os documentos sejam submetidos fora do prazo, o reembolso poderá ser recusado. Casos especiais serão submetidos à aprovação do Comitê de Compliance.
A Scitech efetuará o reembolso das despesas aprovadas em até 15 (quinze) dias corridos.
O Oficial de Compliance da Scitech deverá manter o Formulário de Reembolso de Despesas (FRD) e a documentação anexa.
A Scitech não realizará o pagamento de reembolso de despesas de parentes, cônjuges, amigos e profissionais não essenciais à equipe da empresa. Todas as pessoas que comparecerem ao evento, à palestra ou ao congresso deverão possuir necessidades de negócio legítimas.
Inexiste qualquer acordo tácito ou expresso que obriga qualquer indivíduo a adquirir, comprar, usar, encomendar ou recomendar os produtos Scitech, ou que venham a ser recompensados pelo uso, encomenda ou recomendação dos produtos Scitech.

PA 005- CONTRATAÇÃO DE PROFISSIONAIS DE SAÚDE PARA SERVIÇOS DE TREINAMENTO E FORMAÇÃO

Apresentação, Revisão e Aprovação de Formulário de Avaliação de Necessidades

Antes de celebrar um contrato com um Profissional de Saúde (PS) para a prestação de Serviços de Treinamento e Formação para ou em nome da Scitech, um encarregado Scitech que identifica uma necessidade comercial para um determinado tipo de Serviço ou Programa Treinamento e Formação deve completar um Formulário de Avaliação de Necessidade (“FAN”) de Serviços de Treinamento e Formação e apresentar o FAN ao departamento de Recursos Humanos (“RH”). Um único FAN pode ser apresentado para um Programa de Treinamento e Formação o qual inclui várias apresentações do mesmo material por diferentes Consultores de Treinamento e Formação, contanto que as apresentações façam parte do mesmo Programa de Treinamento e Formação.
O FAN deve ser aprovado pelo RH e pela diretoria antes do início de qualquer compromisso em relação a um Programa de Treinamento e Formação.
Um FAN de Programa de Treinamento e Formação deve incluir, no mínimo:

Nome do Programa: Nome completo e descrição do programa (o “Programa”);
Encarregado Scitech: O nome e o cargo da pessoa responsável pela elaboração e apresentação do FAN;
Objetivo: O tipo de Programa de Treinamento e Formação necessário à prestação de determinados serviços de treinamento e formação (ex., o corpo docente para uma reunião Scitech; instrutores clínicos para treinamento com técnica cirúrgica específica, etc.) (os “Serviços”);
Produtos ou técnicas envolvidas: Listar os produtos ou técnicas específicas a serem envolvidos no Programa;
Necessidade Comercial: Os objetivos comerciais de boa-fé para aos quais o Programa é necessário;
Justificativa de Recurso: Descrição dos recursos solicitados para o Programa e sua relação com a Necessidade Comercial Global;
Qualificações e Experiência Exigida dos Consultores: Uma descrição das qualificações que um profissional de saúde deve possuir para participar como Consultor de Treinamento e Formação no Programa (ex., formação, treinamento necessário, afiliações institucionais preferenciais, presença de palco, bem respeitado no campo, experiência ou conhecimentos de uma técnica cirúrgica específica);
Serviços a Prestar: Descrição dos serviços a serem prestados pelos profissionais de saúde no âmbito do Programa;
Treinamento de Palestrante: Se um Serviço de Treinamento e Formação envolve o Treinamento e a Formação da apresentação do Consultor sobre o uso dos produtos da Scitech, o Consultor pode receber o treinamento, conforme adequado pela Scitech, do agente da Scitech ou da Scitech antes de prestar o serviço de consultoria; e
Orçamento: Orçamento detalhado dos custos e despesas, incluindo: (i) o número proposto de Consultores de Treinamento e Formação, necessário para o Programa, em área(s) geográfica(s) específica(s), se alguma, onde há necessidade de Consultores de Treinamento e Formação e uma justificativa específica para número de Consultores de Treinamento e Formação e área(s) geográfica(s) proposta(s); (ii) a taxa de pagamento proposta para os Serviços de Treinamento e Formação, incluindo o histórico de pagamento de Serviços de Treinamento e Formação anteriores, se houver; e (iii) as despesas do Consultor de Treinamento e Formação que se espera ser reembolsadas pela Scitech, se houver (o “Orçamento”);

3.1 A Diretoria considerará os FANs utilizando os critérios a seguir:

A necessidade comercial é claramente articulada e parece de boa-fé;
O programa proposto parece comercialmente razoável e adequado para abordar a necessidade comercial afirmada;
O programa proposto não é duplicação de programas existentes ou outras atividades da Scitech;
O número de apresentações propostas ou outros eventos de treinamento e formação, o tipo e número de participantes esperados, parece comercialmente razoável e adequado para atender à necessidade comercial;
O número de Consultores de Treinamento e Formação proposto parece comercialmente razoável e adequado com base no número de apresentações propostas ou outros eventos de treinamento e formação e o número previsto de participantes por evento;
O número de Consultores de Treinamento e Formação proposto parece comercialmente razoável e adequado com base nos relatórios de uso dos Consultores de Treinamento e Formação para Programas de Treinamento e Formação anterior, se disponível;
Quando o programa envolve a apresentação de informações sobre o uso dos produtos da Scitech, o modo e o conteúdo proposto do treinamento que o Consultor de Treinamento e Formação deverá ser submetido, se aplicável, parece ser adequado;
A taxa de pagamento proposta do Consultor de Treinamento e Formação é razoável, apoiada e é consistente com o valor justo de mercado; e
O reembolso de despesas proposto do Consultor de Treinamento e Formação, se algum, é consistente com as políticas da Scitech.

A Diretoria tomará uma das decisões a seguir quanto a cada FAN apresentado: (i) Aprovado; (ii) Aprovado com modificações; ou (iii) Reprovado.
O Oficial de Compliance e o RH manterá cópia de todos os FANs e os documentos associados.

Identificação e Seleção de Consultor

Após um FAN ser aprovado pelo Comitê, o Encarregado ou a unidade comercial do Encarregado pode propor um PS individual como Consultor de Treinamento e Formação com base nos critérios e outros requisitos dispostos no FAN aprovado. O Comitê deve avaliar e aprovar cada negociação de consultoria antes de a Scitech celebrar tal Acordo com o Profissional de Saúde. O número de Profissionais de Saúde selecionados e contratados para prestar Serviços de Treinamento e Formação deve razoavelmente refletir e não pode exceder o número exigido para satisfazer as necessidades comerciais de boa-fé da Scitech, conforme identificado no FAN aprovado.
Ao propor consultores, as regulamentações legais locais aplicáveis e as políticas do empregador que regem as relações de consultoria do profissional de saúde devem ser revistas e quaisquer questões pertinentes serão abordadas pelo departamento jurídico local, se adequado.
Considerações apropriadas para a seleção do Consultor de Treinamento e Formação incluem, por exemplo, (i) satisfazer os critérios e outras qualificações, identificados no FAN; (ii) a utilização satisfatória anterior pela Scitech como um Consultor de Treinamento e Formação; (iii) recebeu avaliações positivas dos participantes ou em relação a Serviços de Treinamento e Formação anteriores, se algum; (iv) as habilidades eficazes de fala em público e/ou de didática; (v) as qualificações profissionais, como formação, treinamento, subespecialidades cirúrgicas, experiência profissional, afiliações institucionais e experiência didática; (vi) graus e certificações de associações profissionais; (vii) publicações profissionais; e (viii) reputação profissional. O Profissional de Saúde não pode ser selecionado para ser um Consultor com base, no todo ou em parte, em qualquer uma das seguintes considerações: (i) um requisito ou expectativa explícita ou implícita sobre o uso atual ou futuro dos produtos da Scitech; (ii) um desejo de recompensar uso atual ou passado de produtos da Scitech; ou (iii) um desejo de familiarizar o Profissional de Saúde com produtos da Scitech, ou para orientar o Profissional de Saúde sobre qualidades específicas de produtos da Scitech.
O pessoal de vendas da Scitech ou os agentes, consultores, distribuidores independentes ou representantes de vendas de distribuidora da Scitech não podem desempenhar qualquer papel na seleção de profissionais de saúde para a prestação de Serviços de Treinamento e Formação para ou em nome de Scitech, contanto que, no entanto, o pessoal de vendas da Scitech, distribuidores independentes, ou representantes de vendas da distribuidora possam identificar os profissionais de saúde que possuem as qualificações específicas, ou que satisfaçam outros critérios específicos, em resposta a um pedido escrito pela Scitech para tais informações.
No caso de um Consultor de Treinamento e Formação ser incapaz de prestar Serviços de Treinamento e Formação para a Scitech sob o âmbito de um Contrato de Consultoria de Treinamento e Formação, a Scitech pode substituir o mesmo por outro Consultor de Treinamento e Formação ou pode contratar um novo Consultor de Treinamento e Formação para a prestação dos Serviços de Treinamento e Formação (“Consultor Substituto”). O Comitê deve aprovar qualquer Consultor substituto após a realização de uma avaliação substancial das qualificações e conhecimentos do Consultor de Treinamento e Formação em prospecção.
Uma vez aprovado pelo Comitê, a devida diligência deve ser concluída pela Scitech, nos termos do PA-012 – Plano de auditoria de conformidade.

Acordos de Consultoria

Todos os Acordos de Consultoria de Treinamento e Formação devem ser realizados por escrito em um modelo de contrato elaborado pelo Departamento Jurídico Scitech e assinado em nome da Scitech pelo(s) signatário(s) adequado(s) e pelo Consultor. Até o Acordo entrar em vigor, o Consultor não estará autorizado a exercer quaisquer atividades em nome da Scitech, e a Scitech não irá se comprometer ou pagará qualquer remuneração, inclusive reembolso de despesas, ao Consultor.
Os Acordos de Consultoria de Treinamento e Formação serão limitados a um período de três (3) anos, a ser revistos pelo RH em uma base anual.
Nenhum Acordo de Consultoria de Treinamento e Formação poderá ser celebrado com qualquer Consultor de Treinamento e Formação para Serviços de Treinamento e Formação além dos especificados no FAN de Treinamento e Formação.

Treinamento de Palestrante

Quando um Serviço de Treinamento e Formação envolver a apresentação de informação sobre o uso dos produtos da Scitech pelo Consultor de Treinamento e Formação, o Consultor pode receber treinamento (“Treinamento de Palestrante”), conforme considerado adequado pela Scitech, pela Scitech ou pelo agente da Scitech antes da prestação do Serviço.
O Treinamento de Palestrante incluirá, entre outras coisas, o treinamento sobre os requisitos de todos os regulamentos locais e estrangeiros, quando aplicáveis, em relação à promoção de produtos de dispositivos médicos, bem como o treinamento sobre produto(s) Scitech específico(s) ou outro objeto do Serviço, conforme necessário e adequado.
O Treinamento de Palestrante poderá ser conduzido em eventos de treinamento de palestrante ao vivo, por teleconferência, por meio de programas de treinamento baseados na Web, ou através de outros meios, tais como Pen Drives.
O Treinamento de Palestrante ao vivo é adequado apenas se outra modalidade de treinamento é insuficiente para atender a necessidade de treinamento.
A participação de um funcionário da Scitech em Treinamento de Palestrante será limitada a pessoas que estão envolvidas na realização do treinamento. Distribuidores ou representantes de venda de distribuidora não podem participar de qualquer parte dos eventos de Treinamento de Palestrante.
O local e as circunstâncias de qualquer reunião convocada para fins de Treinamento de Palestrante devem ser propícias ao treinamento. A Scitech poderá proporcionar refeições modestas para trainees em conjunto com as reuniões de Treinamento de Palestrante (Ver PA-004 – Eventos e viagens para profissionais da saúde)
Á área de Recursos Humanos e o Oficial de Compliance devem supervisionar o processo de documentação de todas as atividades de Treinamento de Palestrante Scitech, formadores e participantes, e deverá manter registros adequados de tal treinamento.

Materiais de Treinamento e Formação

O colaborador responsável pelo treinamento da Scitech deve revisar e aprovar a agenda e o conteúdo de todos os slides, folhetos, CD-ROM, materiais baseados na web, ou outros materiais duráveis dos Treinamentos de Palestrante, com antecedência ao Treinamento de Palestrante. Esses materiais devem ser apresentados à análise e aprovação pelo menos 02 (dois) dias antes do Evento de Treinamento.

Uso de Consultor

O colaborador responsável pelo treinamento da Scitech deverá supervisionar: (i) a confirmação do Serviço de Treinamento e Formação com o Consultor ou Encarregado; e (ii) a coordenação da execução e logística do Serviço de Treinamento e Formação.
O colaborador responsável pelo treinamento da Scitech deverá preencher o Formulário de Requisição de Serviços (FRS-PS) para cada evento, reunião, etc., e pegar as devidas aprovações.
Após a conclusão do Serviço de Treinamento e Formação, o Consultor de Treinamento e Formação deve reunir a documentação escrita de participação ou presença no evento junto com o Formulário de Desenvolvimento de Atividade (“FDA”) e com o Formulário de Reembolso de Despesas (“FRD”) e submeter para o Oficial de Compliance no prazo de 01 mês após a conclusão do serviço.
O Executivo de Compliance pode negar o pagamento do Consultor se o Formulário de Desenvolvimento de Atividade (“FDA”) e/ou Formulário de Reembolso de Despesas (“FRD”) não forem apresentados no prazo de 90 (noventa) dias.
O Oficial de Compliance deve manter: o Formulários de Desenvolvimento de Atividade (“FDA”), o Formulário de Reembolso de Despesas (FRD) e o Formulário de avaliação de Treinamento (FAT).

Relatórios de Uso dos Consultores

O RH será responsável por manter uma lista de Consultores de Treinamento e Formação e os Serviços de Treinamento e Formação específicos a serem prestados sob o Acordo de Consultoria de Treinamento e Formação. O RH será responsável ainda por rastrear, documentar e monitorar a utilização de Consultores de Treinamento e Formação da Scitech, e por reportar essas informações ao Oficial de Compliance trimestralmente.
O Oficial de Compliance emitirá semestralmente um Relatório de Uso dos Consultores à Diretoria da CMS Medical e Scitech. O Relatório deve também prever uma lista dos Serviços de Treinamento e Formação que continuam a ser prestados durante o Exercício Fiscal, em cumprimento aos FANs; e resumir as avaliações de cada Consultor.
No caso de um Consultor de Treinamento e Formação receber uma Avaliação de Participante insatisfatória, a Scitech deve fornecer ao Consultor de Treinamento e Formação um Treinamento de Palestrante adicional, se adequado ou possível. Se um Treinamento de Palestrante adicional não for adequado ou possível, ou se o Consultor de Treinamento e Formação continua a receber Avaliação de Participante insatisfatória após o Treinamento de Palestrante adicional, o Acordo de Consultoria de Treinamento e Formação será rescindido e o Consultor de Treinamento e Formação não será elegível a celebrar um novo ou renovar o acordo de Prestação de Serviços de Treinamento e Formação.
O Oficial de Compliance manterá os Relatórios de Uso de Consultor.

Pagamento de Consultor

O Oficial de Compliance deve aprovar todos os pagamentos a Consultores por Serviços, incluindo reembolso de despesas. Tais pagamentos devem ser aprovados apenas após a verificação de que os Serviços foram prestados de acordo com o Contrato de Consultoria escrito e do Formulário de Requisição de Serviço (FRS-PS) celebrados antes da prestação dos Serviços, por meio da revisão do Formulário de Desenvolvimento de Atividade (FDA) e do Formulário de Reembolso de Despesas (FRD) para verificar se os Serviços foram prestados como descritos e estão de acordo com as políticas da Scitech, incluindo as discutidas acima.
O Departamento de Contas a Pagar emitirá o pagamento a um Consultor pelos Serviços somente após o recebimento da autorização do Oficial de Compliance no prazo de 15 (quinze) dias corridos.
Em hipótese alguma os pagamentos serão realizados a um consultor se o Formulário de Desenvolvimento de Atividade (FDA) e o Formulário de Reembolso de Despesas (FRD) não for apresentado ao Oficial de Compliance devidamente assinados e com as comprovações das despesas apresentadas.

PA 006- CONTRATAÇÃO DE PROFISSIONAIS DA SAÚDE PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE PESQUISAS CLÍNICAS

Orçamentos para Pesquisas Patrocinadas pela Scitech

Todo ano a Scitech aprovará seu orçamento anual para a realização de pesquisas patrocinadas.
Durante o exercício fiscal, propostas para obtenção de patrocínio de pesquisas clínicas deverão ser submetidas ao Diretor Presidente.

Documentos necessários para solicitar Pesquisa Patrocinada pela Scitech

O colaborador que identificar a necessidade de prestação de serviço para determinada pesquisa deverá preencher o Formulário de Requisição de Serviço e submetê-lo ao Diretor Presidente.
O Formulário de Requisição de Serviço deverá ser aprovado pelo Diretor Presidente, antes da celebração de qualquer instrumento contratual com o Pesquisador Clínico ou Profissional da Saúde.
O Formulário de Requisição de Serviço deverá incluir, ao menos, as seguintes informações:

Nome da Pesquisa:
Colaborador: Nome e cargo do colaborador Scitech responsável por preencher e submeter o Formulário.
Objetivo: Descrição, proposta e diretrizes da Atividades de Pesquisa.
Produtos: Lista dos produtos envolvidos na Pesquisa.
Necessidades Negociais: Objetivos negociais legítimos que tornam a Pesquisa necessária.
Justificativa de Recursos: Valor solicitado para a Pesquisa e justificativa de sua correlação com o negócio.
Conhecimentos Específicos e Qualificações do Consultor Necessárias: A quantidade de Consultores de Pesquisas necessários às Atividades de Pesquisa, a região geográfica específica onde os Consultores de Pesquisas são necessários, se aplicável, e as justificativas. A qualificação dos Profissionais da Saúde necessária para sua participação como Consultor de Pesquisa nas Atividades de Pesquisa (p.e., formação, qualificação profissional, se necessário experiência docente, idoneidade e conceito no mercado, experiência e/ou conhecimento para tal técnica cirúrgica).
Serviços a serem executados: Descrição dos serviços a serem executados pelo Profissional da Saúde, de acordo com o Programa.
Orçamento: O pagamento proposto para os Serviços a serem fornecidos como parte das Atividades de Pesquisa, incluindo pagamentos anteriormente realizados para as Atividades de Pesquisa que inclui também despesas antecipadas a Consultores de Pesquisa a serem reembolsadas pela Scitech, se aplicável.

Avaliação de Solicitação de Pesquisa Patrocinada pela Scitech

O Diretor Presidente utilizará os seguintes critérios de avaliação aos Formulário de Requisição de Serviço. Se:

A necessidade negocial está claramente exposta e aparenta ser legítima;
As Atividades de Pesquisa propostas aparentam ser comercialmente razoáveis e apropriadas às necessidades negociais;
As Atividades de Pesquisa propostas não são idênticas ou semelhantes à pesquisa já existente ou já realizadas pela Scitech;
A quantidade de Consultores de Pesquisa aparenta ser razoável;
O valor do pagamento aos Consultores de Pesquisa proposto é razoável e está de acordo com os valores praticados no mercado; e
O reembolso de despesas do Consultor de Pesquisa proposto, se aplicável, é consistente com a política e diretrizes da Scitech.

O Diretor Presidente poderá: (i) aprovar; (ii) aprovar mediante alterações; e (iii) negar o pedido objeto do Formulário de Requisição de Serviço, sempre por escrito.
Trimestralmente, deverá ser apresentado ao Diretor Presidente relatório de desenvolvimento das Atividades de Pesquisa.
Cópias do Formulário de Requisição de Serviço e documentos correlatos deverão ser mantidas para registro.

Alteração de Proposta de Pesquisa

Caso a Scitech venha a identificar a necessidade de alteração em Proposta de Pesquisa já aprovada, o Diretor Presidente deverá identificar se se trata de Alteração Substancial.
Caso se trate de Alteração Substancial, o Formulário de Requisição de Serviço deverá ser reprocessado como se fosse um novo Formulário de Requisição de Serviço e deverá ser reavaliado.
Se a Alteração Substancial não for aprovada após a reavaliação, a Scitech suspenderá o auxílio até que a Alteração Substancial seja modificada podendo assim ser aprovada dentro das normas da Scitech.
Se a Alteração Substancial implicar em aditamento de Contrato de Consultoria, o responsável pela Pesquisa será comunicado para proceder tal aditamento.

Seleção e Identificação de Consultores

Após a aprovação do Formulário de Requisição de Serviço, o colaborador da Scitech poderá propor quais os Profissionais da Saúde se enquadram como Consultores de Pesquisa, tendo como base a qualificação e especialidade de cada Profissional da Saúde. A quantidade de Profissionais da Saúde selecionados e contratados para prestar os serviços de Atividades de Pesquisas deve ser satisfatório e não poderá exceder aquele especificado no Formulário de Requisição de Serviço relacionada com os Serviços de Pesquisa Prestados.
Nem o pessoal de vendas da Scitech, tampouco seus distribuidores independentes ou representantes de distribuidores de venda poderão participar da seleção de Profissional da Saúde para prestação dos serviços de Atividades de Pesquisa para ou em nome da Scitech. No entanto, estes poderão identificar um Profissional da Saúde com as qualificações adequadas e que atendam a requisitos específicos, em resposta a uma solicitação escrita da Scitech acerca de tal informação.
Na hipótese de um Consultor de Pesquisa ficar indisponível para prestar os serviços inerentes às Atividades de Pesquisa objeto de Contrato de Consultoria de Pesquisa, a Scitech poderá substituí-lo por outro Consultor de Pesquisa ou poderá contratar novo Consultor de Pesquisa para continuar as Atividades de Pesquisa. O Comitê deverá aprovar a contratação do Consultor de Pesquisas substituto, após analisar as qualificações e expertise do novo Consultor de Pesquisa.
Uma vez aprovado pelo Comitê, a auditoria apropriada será concluída pela Scitech, de acordo com os procedimentos de Auditoria para a Contratação de Profissionais da Saúde, Distribuidores e Outros Terceiros (PA-009).

Contratos de Consultoria

Todos os Contratos de Consultoria devem ser celebrados por escrito e na forma indicada pelo Departamento Jurídico, devendo ser assinados pelos representantes legais da Scitech e do Consultor de Pesquisas. Até a assinatura do Contrato de Consultoria pelas Partes, o Consultor de Pesquisas está expressamente proibido de conduzir quaisquer atividades de pesquisa em nome da Scitech, estando esta expressamente proibida de pagar ou se comprometer a pagar qualquer compensação, em dinheiro ou em espécie (assim compreendidos Produtos) ao Consultor de Pesquisa, em decorrência das Atividades de Pesquisas.
O prazo do Contrato de Consultoria de Pesquisa deve ser compatível com os serviços e Atividades de Pesquisa a serem prestadas pelo Consultor de Pesquisa e requererão a aprovação pelo Comitê, e geralmente será superior a 01 (um) ano.
Nenhum Contrato de Consultoria de Pesquisa deverá ser celebrado com Consultor de Pesquisa para a execução de Atividades de Pesquisa além daquelas especificadas pela Scitech, de acordo com o Formulário de Avaliação de Necessidade (FAN).

Remuneração

A maior parte dos Contratos de Consultoria de Pesquisa envolverá o pagamento de remuneração em decorrência das Atividades de Pesquisa Clínica a serem executadas. O cronograma de pagamento deverá ser definido com base nas informações e relatórios a serem apresentados e/ou metas a serem atingidas (ex., objetivos técnicos, prazos e relatórios finais do estudo).
Para que o Comitê aprove o pagamento de remuneração outra que não metas atingidas, a Scitech deverá utilizar seus conhecimentos negociais para determinar valores justos de mercado para tais pagamentos e a metodologia apropriada.
Nenhum valor será pago a qualquer Instituição ou Investigador que não esteja conduzindo estudos da Scitech, ou a Consultores de Pesquisas que não cumpram com as obrigações contratualmente assumidas.
Nenhum pagamento a Consultores de Pesquisas deverá ser relacionado de qualquer forma à prescrição, aquisição ou recomendação, seja no passado, presente ou futuro, de qualquer Produto Scitech.
Nenhum pagamento a Consultores de Pesquisas deverá ser realizado em razão da publicação, exceto se o tempo necessário para a elaboração de artigos sobre as descobertas conste expressamente no Protocolo de Pesquisa e no orçamento aprovado pelo Comitê.
Os Consultores de Pesquisa deverão ser remunerados apenas pelo tempo efetivamente dedicado na prestação das Atividades de Pesquisa, mediante relatórios de horas e outras medidas quantitativas.
Um Contrato de Consultoria em Pesquisa não poderá ser celebrado com quaisquer terceiros, inclusive Distribuidores.
O Consultor de Pesquisa será o único responsável pelo controle da objetividade, equilíbrio e resultados das Atividades de Pesquisa.
Nenhum esforço será dedicado pela Scitech para alterar os resultados das pesquisas que tenha sido objeto de publicação.

Uso de Consultores

O Responsável pela Pesquisas Clínicas supervisionará o uso de Consultores em Pesquisa, mantendo lista dos Consultores de Pesquisas e das Atividades de Pesquisa a serem executadas de acordo com o Contrato de Consultoria em Pesquisa. Será responsável por rastrear a documentação e monitorar o uso pela Scitech de Consultores de Pesquisa, reportando tais dados à Diretoria semestralmente.
O Responsável pela Pesquisas Clínicas coordenará o preenchimento do Formulário de Avaliação de Necessidade (FAN) – Serviços de Pesquisa Clínica, que deverá ser submetido à Diretoria para aprovação.
O Consultor de Pesquisa deverá preencher o Formulário de Reembolso de Despesas (FRD) e enviar o formulário preenchido ao Responsável pela pesquisa Clínica a cada 90 (noventa) dias. O Responsável ou o Oficial de Compliance poderão recusar o pagamento da remuneração do Consultor de Pesquisas caso o formulário não seja submetido a cada 90 (noventa) dias. As despesas finais deverão ser encaminhadas para pagamento, acompanhada do Formulário de Reembolso de Despesas (FRD) no prazo de 90 (noventa) dias da conclusão dos Serviços de Pesquisa .
O Oficial de Compliance, semestralmente, incluirá no Relatório de Uso de Consultores, resumo das Atividades de Pesquisa remuneradas realizadas.
Caso um Consultor de Pesquisa não execute determinada Atividade de Pesquisa, conforme o Contrato de Consultoria em Pesquisa aplicável, o Contrato de Consultoria de Pesquisa será rescindido, estando o Consultor em Pesquisa impedido, pelo prazo de 01 (um) ano, de assinar novo ou renovar de Contrato de Consultoria em Pesquisa com a Scitech.
A Scitech manterá em seus arquivos o Formulário de Avaliação de Necessidade (“FAN”) – Serviço de Pesquisa Clínica e o Relatório de Utilização de Consultores.

Pagamento de Consultores

O Oficial de Compliance deve aprovar todos os pagamentos a Consultores por Serviços, incluindo reembolso de despesas. Tais pagamentos devem ser aprovados apenas após a verificação de que os Serviços foram prestados de acordo com o Contrato de Consultoria escrito e do Formulário de Requisição de Serviço (FRS-PS) celebrados antes da prestação dos Serviços, por meio da revisão do Formulário de Desenvolvimento de Atividade (FDA) e do Formulário de Reembolso de Despesas (FRD) para verificar se os Serviços foram prestados como descritos e estão de acordo com as políticas da Scitech, incluindo as discutidas acima.
O Departamento de Contas a Pagar emitirá o pagamento a um Consultor pelos Serviços somente após o recebimento da autorização do Oficial de Compliance no prazo de 15 (quinze) dias corridos.
Em hipótese alguma os pagamentos serão realizados a um consultor se o Formulário de Desenvolvimento de Atividade (FDA) e o Formulário de Reembolso de Despesas (FRD) não for apresentado ao Oficial de Compliance devidamente assinados e com as comprovações das despesas apresentadas.

PA 007- CONTRATAÇÃO DE PROFISSIONAIS DA SAÚDE PARA O DESENVOLVIMENTO E AVALIAÇÃO DE PRODUTOS

Necessidade de avaliação de documentos para avaliação, revisão e aprovação

Antes de celebrar contrato com um Profissional da Saúde para o Desenvolvimento de Produtos, Avaliação ou Serviços de Pesquisas Especializados para ou em nome da Scitech, o colaborador da Scitech ou o gerente de projeto deverá preencher Documento de Avaliação (“DDA”) e submetê-lo à análise do Comitê, que deve aprová-lo antes de se iniciar qualquer compromisso ou se celebrar contrato com o Profissional da Saúde.
O DDA deverá incluir, ao menos:

Nome do Programa: nome completo e descrição (“Programa”).
Colaborador Scitech: O nome e cargo da pessoa da Scitech responsável pelo preenchimento do DDA.
Objetivo: O objetivo do Programa e o papel dos consultores.
Produtos Envolvidos: lista dos produtos envolvidos no Programa.
Necessidades Negociais: Objetivos negociais legítimos para os quais o Programa se faz necessário.
Qualificações e Expertise Necessárias aos Consultores: a descrição das qualificações necessárias para que o Profissional da Saúde possa participar como Consultor do Programa (ex., experiências anteriores no desenvolvimento de produtos, experiência com determinada técnica cirúrgica, invenção de tecnologia patenteada que a Scitech deseje incorporar a novo ou renovação de produto, etc).
Justificativa dos Recursos: Descrição do valor solicitado para o Programa e sua correlação com a justificativa geral do negócio.
Serviços a serem Executados: Descrição dos Serviços a serem executados por Profissionais da Saúde, nos termos do Programa.
Orçamento: Orçamento detalhado por itens, descrevendo taxas e despesas, incluindo: (i) quantidade de Consultores necessários; (ii) a remuneração proposta pelos serviços para a execução do Programa, com justificativa; e (iii) as despesas antecipadas para a contratação dos Consultores a serem reembolsadas pela Scitech, se aplicável.

O Comitê analisará os DDAs e deverá: (i) aprová-lo; (ii) aprová-lo com modificações; ou (iii) rejeitá-lo, observando os critérios abaixo:

Se a necessidade do negócio está claramente exposta e é legítima;
Se o Programa proposto é comercialmente razoável e apropriado às necessidades do negócio e não é similar a programas já existentes;
Se o tipo e prazo de duração do Programa proposto é comercialmente razoável e condizente com as necessidades negociais;
Se a quantidade de Consultores solicitados é comercialmente razoável e apropriada à natureza do Programa. Tais consultores deverão satisfazer os critérios e qualificações especificados no DDA;
Se a remuneração e forma de pagamento proposta é compatível ao mercado e se todos os royalties devidos estão de acordo com o item C deste Procedimento. Exceto pelo disposto no item C, pagamentos devidos por hora trabalhada pelos prestadores de serviços da Scitech deverão ser a única remuneração recebida pelo Consultor em decorrência deste serviço. A Scitech não garantirá valores mínimos de remuneração nem realizará quaisquer pagamentos adicionais ou pagará valores complementando horas trabalhadas e/ou royalties devidos; e
Se o proposto reembolso de despesas, se aplicável, é consistente com a política e os procedimentos da Scitech.

A Scitech manterá cópia de todos os DDAs e documentos correlatos.

Retenção de Propriedade Intelectual

Após a celebração de Contrato de Consultoria, o Consultor de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos contribuirá com seu conhecimento intelectual, seja técnico, científico ou empírico e toda propriedade intelectual produzida, individualmente ou coletivamente, com ou sem a participação da Scitech será Propriedade Intelectual decorrente dos Serviços de Consultoria de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos, observados os termos do Contrato de Consultoria, pertencente, exclusivamente, a Scitech.
Contribuições verbais do Consultor deverão ser registradas de forma escrita física ou eletrônica até a data de realização da próxima reunião de desenvolvimento. Tais registros deverão ser datados e assinados pelos Consultores. Atas de reuniões serão consideradas como registro escrito.
Todos os registros escritos de contribuições dos Consultores deverão ser copiados e enviados juntamente com o Formulário de Verificação de Despesas e Serviços devidamente preenchido, ao Gerente de Projetos ao menos uma vez a cada trimestre. Todos os registros originais de contribuições dos Consultores permanecerão de propriedade da Scitech e deverão ser entregues pelo Consultor, ao final do trabalho, não sendo permitido que cópias, eletrônicas ou físicas, sejam emitidas sem o consentimento expresso da Scitech.
O Consultor fará jus apenas e exclusivamente à remuneração que for acordada no contrato de consultoria específico que for entabulado entre as partes, não lhe sendo devido qualquer pagamento, compensação, royalties ou qualquer outra forma de indenização pelos resultados alcançados e decorrentes da consultoria.

Remuneração por Pesquisas Especializadas

A remuneração dos Contratos de Consultoria em Pesquisa Especializada deverá, via de regra, basear-se em metas definidas, conforme especificado pelo Comitê. Caso o Comitê aprove o pagamento de Pesquisas Especializadas de outra forma que não seja o cumprimento de metas, a Scitech deverá utilizar valores de mercado justos para tais pagamentos e a respectiva metodologia.
Quando da solicitação à Consultor, este deverá verificar a observância à legislação local e as políticas de trabalho que regem as relações com Profissional da Saúde. Quaisquer problemas serão enviadas ao Departamento Jurídico para avaliação.
Os Contratos de Consultoria em Desenvolvimento e Avaliação de Produtos que envolvam Atividades de Pesquisa Especializada deverão incluir um protocolo detalhado do projeto de pesquisa, informações detalhadas de orçamento (incluindo os custos de equipamentos, custos de materiais e quaisquer outros custos antecipados associados ao Projeto), lista de objetivos de pesquisa e o cronograma de pagamentos. Cada pagamento deverá estar associado às despesas efetivamente incorrida e relacionada ao Programa ou com o encerramento dos objetivos da pesquisa.
Todos os pagamentos serão realizados de acordo com Contrato de Consultoria em Desenvolvimento e Avaliação de Produtos pelas Atividades de Pesquisas Especializadas, celebrado antes do início da prestação dos serviços. Toda e qualquer alteração de remuneração e metas deverão ser previamente aprovadas pelo Comitê, e deverão levar em consideração os fatores como a ocorrência de despesas não previstas após o início do Projeto, ou resultados de pesquisas inesperados que alterem o escopo ou a direção da Pesquisa.
O valor total dos pagamentos relacionados com o Contrato de Consultoria em Desenvolvimento e Avaliação de Produtos pelas Atividades de Pesquisas Especializadas não excederão o limite dos valores praticados no mercado para tais atividades.

Pagamentos pela Aquisição de Propriedade Intelectual Fora do Escopo dos Termos de Acordo de Consultores

Por Propriedade Intelectual que não tenha sido cedida ou licenciada pela Scitech por meio do Contrato de Consultoria em Desenvolvimento e Avaliação de Produtos, royalties, taxas de patente, custos da patente, e/ou quantias fixas, poderão ser pagos pela aquisição ou licença de tais patentes e propriedades intelectuais do Profissional da Saúde, desde que tais valores sejam considerados razoáveis, conforme determinado pelo Comitê, considerando os fatores como objeto da transferência de Propriedade Intelectual, relacionamento da Propriedade Intelectual com o produto em desenvolvimento e responsabilidade de administração de acordo de royalties.

Seleção e Identificação de Consultores

Após a aprovação do DDA pelo Comitê, o Gerente de Projetos poderá propor a escolha de determinado Consultor em Desenvolvimento e Avaliação de Produtos baseado nas qualificações, especializações e demais requisitos estabelecidos no DDA. O Comitê deverá validar e aprovar cada Consultor proposto, antes da Scitech celebrar contrato com este Profissional da Saúde. A quantidade de Profissionais da Saúde engajados em fornecer os Serviços de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos deverão ser razoáveis, não excedendo o número solicitado, e compatíveis com as necessidades da Scitech, conforme os DDAs.
Considerações apropriadas na seleção de Consultores de Desenvolvimento e Avaliação incluem, por exemplo, a posse de Propriedade Intelectual ou ideias de design de produtos que possam ser desenvolvidos em parceria com a Scitech, desde que verificado o design do produto, experiência profissional ou conhecimento técnico relevantes ao desenvolvimento e validação do produto. O Profissional da Saúde poderá não ser selecionado para se tornar um Consultor em qualquer das seguintes hipóteses: (i) Necessidades ou expectativas, implícitas ou explícitas, no presente ou no futuro, relacionadas ao uso dos Produtos Scitech; e (ii) interesse em ser compensado pelo uso dos Produtos Scitech, no presente ou passado.
Não poderão integrar o quadro de Profissionais da Saúde escolhidos para prestar os Serviços de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos, funcionários da área de vendas, distribuidores independentes ou representantes de vendas. Estes poderão, entretanto, indicar candidatos que possuam qualificações especiais, ou que possam satisfazer aos critérios estabelecidos, quando solicitado pela Scitech.
Na hipótese de indisponibilidade do Consultor de Serviços de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos para prestar serviços para a Scitech, esta poderá substituir o Consultor ou buscar um novo Consultor de Serviços de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos para prestar os Serviços de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos (“Consultor Substituto”). O Comitê deverá aprovar os Consultores Substitutos após prévia análise de qualificações e especializações necessárias para o cargo.
Se aprovada pelo Comitê, será realizada e concluída auditoria apropriada.

Contratos de Consultoria

Todos os Contratos de Consultoria devem ser celebrados por escrito e na forma indicada pelo Departamento Jurídico, devendo ser assinados pelos representantes legais da Scitech e do Consultor de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos. Até a assinatura do Contrato de Consultoria pelas Partes, o Consultor de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos está expressamente proibido de conduzir quaisquer atividades de pesquisa em nome da Scitech, e esta expressamente proibida de pagar ou se comprometer a pagar qualquer compensação, em dinheiro ou em espécie (assim compreendidos Produtos) ao Consultor, em decorrência das Atividades de Pesquisas.
Exceto pelos contratos envolvendo o pagamento de royalties, o Contrato de Consultoria em Desenvolvimento e Avaliação de Produtos deverão ter prazo de vigência de 03 (três) anos, exceto se de outra forma aprovado pelo Comitê.
Nenhum Contrato de Consultoria será firmado com qualquer Consultor por Serviço que não esteja devidamente identificado no DDA, ou qualquer modificação do DDA será feita, salvo se houver aprovação pelo Comitê.

Utilização de Consultores

O Gerente de Projeto deverá supervisionar o trabalho dos Consultores em Desenvolvimento e Avaliação de Produtos.
O Gerente de Projeto deverá coordenar o preenchimento do Formulário de Solicitação de Serviços para os Serviços de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos, o qual deverá ser submetido à Diretoria para aprovação.
Após a conclusão dos Serviços de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos, o Consultor de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos deverá preencher o Formulário de Despesas de Consultores e Verificação de Serviços e deverá enviá-lo à Diretoria no prazo de 90 (noventa) dias após a conclusão do Serviço. O Diretor poderá recusar o pagamento do Consultor caso o formulário não seja submetido dentro do prazo.
A Scitech manterá o Formulário de Requisição de Serviços e o Formulário de Despesas de Consultores e Verificação de Serviços arquivados.

Relatórios de Aproveitamento de Consultores

O Gerente de Projeto manterá relação dos Consultores de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos e das Atividades de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos a serem executadas de acordo com o Contrato de Consultoria. O Gerente de Projeto será responsável por rastrear a documentação e monitorar o uso pela Scitech de Consultores de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos, reportando tais dados à Diretoria trimestralmente.
O Diretor e o Gerente de projeto deverão conjuntamente, trimestralmente, elaborar Relatório de Uso de Consultores de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos, o qual resumirá as Atividades de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos realizadas e remuneradas, bem como as Atividades de Pesquisa a serem realizadas no exercício fiscal em questão.
Caso um Consultor de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos inadimplir na execução de determinada Atividade de Pesquisa, de acordo com o Contrato de Consultoria aplicável, este será rescindido, impedindo o Consultor em Pesquisa, pelo prazo de 01 (um) ano, de renovar ou assinar novo Contrato de Consultoria em Desenvolvimento e Avaliação de Produtos.
A Scitech manterá arquivados os Relatório de Utilização de Consultores.

Pagamentos aos Consultores

A Diretoria ou pessoa por ela designada deverá aprovar todos os pagamentos a serem realizados a Consultores de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos pelos Serviços de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos, incluindo reembolsos de despesas. Tais pagamentos serão aprovados somente depois de verificado se os Serviços de Pesquisa foram executados de acordo com o disposto no Contrato de Consultoria em Desenvolvimento e Avaliação de Produtos e que o Formulário de Despesas de Consultores e Verificação de Serviços foi preenchido corretamente, refletindo o disposto no Contrato de Consultoria.
Um membro do Comitê com conhecimento em contabilidade deverá aprovar o enquadramento contábil proposto de qualquer pagamento solicitado por Consultor de Desenvolvimento e Avaliação de Produtos.
O Departamento Financeiro somente realizará o pagamento após receber a aprovação da Diretoria ou pessoa por esta designada.
Em nenhuma hipótese, será realizado pagamento a Consultor de Pesquisa se o Formulário de Despesas de Consultores e Verificação de Serviço não for submetido à aprovação da Diretoria.

PA 008- SOLICITAÇÕES PARA BOLSA EDUCACIONAL E DOAÇÕES

Apresentação, Revisão e Aprovação de Orçamento

Antes de fornecer qualquer Bolsa Educacional ou Doações durante o Exercício Fiscal, cada Unidade de Negócio deve submeter o Documento de Avaliação (“DDA”) para o próximo exercício fiscal para aprovação junto ao Comitê de Compliance (“Comitê”).
O DDA deve ser aprovado pelo Comitê antes do início de qualquer compromisso com qualquer pedido específico de bolsa.
O Oficial de Compliance deve manter uma cópia do orçamento anual e documentos associados.
Contribuições “em espécie” ou doações de produtos por meio de algum programa da Scitech são excluídas da avaliação pelo Comitê, contanto que sejam inferiores a US$ 1.000 (um mil dólares americano). Essas doações devem ser aprovadas pelo Oficial de Compliance e seguirão os seguintes critérios gerais:

Ser pouco frequentes e ser para o uso de pacientes carentes;
O Profissional de Saúde e o Hospital deve fornecer algo de valor para o paciente carente para que receba produtos Scitech doados; e
Doações de produtos deste tipo devem ser realizadas incondicionalmente, ou seja, as doações de produtos não devem ser realizadas em conexão com qualquer consideração, passada, presente ou futura, de qualquer atividade realizada ou não realizada em nome de Scitech.

Bolsa Educacional Médica

Requisitos de Bolsa Educacional:

Uma Bolsa Educacional em apoio à formação médica será considerada para aprovação apenas da seguinte forma:

Formação Médica Credenciada: Com formação médica credenciada, os participantes recebem créditos de educação profissional continuada para a totalidade ou parte substancial do conteúdo da formação médica. O programa deve ser credenciado por uma sociedade médica estadual ou federal, ou uma organização de reputação reconhecida similar com normas e requisitos semelhantes. As seguintes pessoas ou entidades são elegíveis para receber bolsa de estudo para formação médico credenciada:

Hospitais ou outros estabelecimentos de saúde semelhantes, centros médicos acadêmicos e universidades;
Sociedades médicas, associações profissionais e outras que têm uma função educativa, grupos de defesa e apoio a pacientes e entidades similares; e
Organizações de Cuidados de Saúde, se elas são prestadoras credenciadas de formação médica e o programa é anunciado e aberto à comunidade (ou seja, não se limitando aos funcionários ou médicos da rede); Outras entidades, incluindo empresas e organizações de formação médica, se essas entidades são prestadoras credenciadas de formação educação médica e mantêm uma separação de sigilo entre as funções comerciais que desenvolvem e implementem as funções de formação médica e de negócio (se alguma) que prestam serviços para programas promocionais ou consultivos da Scitech. Por exemplo, o pessoal que trabalha em programas de formação médica independente deve ser diferente e separado do pessoal que trabalha em programas promocionais ou de consultoria e as informações não podem ser compartilhadas entre eles.

Formação Médica Não Credenciada: A formação médica não será reconhecida para créditos de formação continuada e deve satisfazer todos os critérios a seguir:

A conferência ou reunião deve ser dedicada principalmente, em termos de tempo (ex., se a conferência está prevista para ser realizada durante um típico dia de 8 (oito) horas, 75% (setenta e cinco pontos percentuais) ou mais deve ser dedicado à atividade científica ou educativa) a esforço à promoção da atividade e discurso científico e educacional objetivo e equilibrado, e uma ou mais apresentações científicas ou educativas devem ser o destaque do encontro;
O principal incentivo para levar os participantes deve ser para aprofundar seus conhecimentos sobre os temas a serem apresentados;
O comparecimento deve estar aberto a todos os profissionais de saúde ou afiliados ao solicitante elegível, ou para todos os profissionais de saúde na comunidade ampla. Por exemplo, um programa de hospital aberto apenas aos médicos de duas ou três áreas de atuação não se qualifica, mas um programa aberto a todos os médicos de uma determinada especialidade na cidade se qualifica; e
O conteúdo do programa deve ser semelhante ao tipo de conteúdo para o qual os créditos de formação profissional continuada são concedidos ou caso contrário, deve ser de natureza científica (ex., um programa sobre temas de negócios por si só não pode ser qualificado).
- As seguintes entidades são elegíveis para receber bolsas de estudo para a formação médica não creditada:
Hospitais ou outros estabelecimentos de saúde semelhantes, centros médicos acadêmicos e universidades; e
Sociedades médicas, associações profissionais e outras que têm uma função educativa, grupos de defesa e apoio a pacientes e entidades similares.

Padrões para Avaliação de Solicitação de Bolsas de Estudo Médica:

Bolsas de Estudo Médica devem satisfazer os critérios a seguir:

O programa proposto promove o conhecimento e o discurso científico em um campo da medicina em que a Scitech tem interesse;
O público-alvo do programa é composto de clientes da Scitech e não clientes da Scitech, e prevê-se que o programa terá boa participação. Programas com um público mais amplo esperado são favorecidos em detrimento daqueles que beneficiam os funcionários de uma instituição específica;
Programa de Docentes que são especialistas reconhecidos publicamente em seus campos;
A organização que é responsável pelo programa é uma instituição respeitável qualificada;
O programa tem seus objetivos educacionais claramente definidos;
O solicitante tem um histórico de sucesso ou potencial reconhecido de sucesso;
O pedido é coerente com as prioridades de financiamento da Scitech e apropriado à luz do conjunto de outros programas educacionais que recebem financiamento;
O apoio solicitado é razoável ou, caso contrário, cumpre com os regulamentos aplicáveis, diretrizes éticas e políticas da Scitech;
A localização do programa não é a principal atração do evento;
A bolsa está em Compliance com o hospital, universidade ou outra instituição para essas bolsas; e
Se um Consultor Scitech está envolvido no programa de bolsa de estudo, as seguintes considerações adicionais devem ser consideradas:

Se o Consultor é um palestrante no evento, a Scitech não deve ter tido qualquer influência na escolha do palestrante;
Quantos palestrantes adicionais participarão do evento;
Há outros tipos de Consultores Scitech envolvidos no evento?
Quais são os papeis dos consultores Scitech no evento?
Outras empresas de produtos médicos também fornecem financiamento ao evento? Faz parte de um pedido de Bolsa Educacional de dimensão industrial?
Qual é a percentagem de contribuição da Scitech em comparação com o orçamento total?
Qual é a história de apoio ao evento?
Existem propostas atuais em processo com o solicitante da Bolsa Educacional?
O valor da Bolsa Educacional é apropriado? e
Qual é o papel dos consultores da Scitech no evento?

Usos Permitidos de Bolsa de Estudo Médica:

Bolsas para a educação médica credenciada e não credenciada devem ser utilizadas para financiar projetos ou atividades específicas, ao contrário de fundos de educação geral do solicitante. Isso pode incluir um programa específico ou, se todos os critérios do presente procedimento são satisfeitos, uma série de programas ou atividades totalmente definidas que ocorrerão ao longo do tempo.

Todos os recursos que permanecem inutilizados após a conclusão da atividade financiada devem ser devolvidos à Scitech. Se solicitado, o beneficiário de uma Bolsa Educacional deve fornecer a documentação dos gastos reais do programa/ evento e/ou permitir uma auditoria pela Scitech.
As Bolsas para a formação médica não podem ser utilizadas para financiar atividades que são realizadas essencialmente para fins de operações do beneficiário de uma Bolsa Educacional ou de outra forma reduzindo as despesas orçamentadas de um cliente, ou para atividades promocionais de um cliente.

Conferencias e Reuniões:

O beneficiário de uma Bolsa Educacional para uma conferência ou reunião de formação médica pode usar a mesma para suporte de qualquer despesa legítima e razoável da conferência ou reunião, sujeito às limitações dispostas nesta seção.

O beneficiário de uma Bolsa Educacional não pode usar a mesma para suporte aos custos de honorários, viagens, alojamento e outras despesas pessoais de profissionais de saúde não docentes participando da conferência ou reunião, exceto nos casos descritos na Seção 3 abaixo, em Bolsas de Estudo.
As Bolsas podem ser usadas para reduzir as taxas de credenciamento de todos os participantes.
O beneficiário de uma Bolsa Educacional pode usar a mesma para suporte aos custos modestos de refeição ou recepções, apenas se todos os critérios abaixo são satisfeitos:

A refeição ou recepção está aberta a todos os participantes da reunião ou conferência, ou a todos os participantes de uma especialidade ou subespecialidade;
As refeições ou recepções são de natureza modesta; e
O evento é propício para a discussão entre professores e participantes.

O tempo das refeições e recepções na conferência ou reunião é claramente subordinado à quantidade de tempo gasto nas atividades educacionais de 01 (um) dia de 8 (oito) horas, sendo que 75% (setenta e cinco pontos percentuais) ou mais deve ser dedicado à atividade científica ou educacional.

Os desembolsos feitos em razão da reunião ou conferência, como descrito acima, devem ser realizados diretamente aos fornecedores de apoio à conferência ou reuniões. A concessão de verbas nunca deve ser paga diretamente aos participantes individuais da conferência ou reunião, tampouco deve esse dinheiro ser usado para financiar diárias, entretenimento ou outras atividades do participante não relacionadas diretamente com a conferência ou reunião.

Reuniões Clínicas:

O beneficiário de uma Bolsa Educacional para realizar reuniões clínicas deve apenas usar seu suporte aos custos razoáveis de honorários, viagem e acomodação de um palestrante externo (ou seja, um palestrante que não é um membro do pessoal da organização requerente ou um funcionário da Scitech) e refeições modestas, enquanto a refeição está claramente subordinada ao tempo gasto nas atividades educacionais.

Bolsa de Estudo para apoio ao Estágio:

Uma Bolsa Educacional para apoio ao Estágio será apenas considerada para aprovação como a seguir:

O programa de estágio ou aprendizagem deve ser credenciado por uma sociedade médica estadual ou federal ou uma organização de reputação reconhecida similar com normas e requisitos semelhantes.
O beneficiário de um estágio ou aprendizagem deve ser empregado em tempo integral pela instituição patrocinadora (ou seja, um centro médico acadêmico ou plano de práticas da universidade ou faculdade afiliada) e não deve ser autorizado a prestar serviços em nome de um grupo médico ou qualquer médico fora o âmbito de aplicação do programa de estágio ou aprendizagem.
A Scitech fará uma análise minuciosa e o departamento de Recursos Humanos e o Oficial de Compliance conduzirão quaisquer diligências necessárias a respeito de um pedido de uma Bolsa de Estudo para financiar quaisquer beneficiários de um estágio ou aprendizagem que trabalhem com qualquer Consultor, Governo Oficial, ou parte privada que tenha uma relação comercial com a Scitech, com exceção dos fundos para fundações ou instituições legítimas de formação médica, contanto que tal financiamento seja previamente aprovado pelo Recursos Humanos e pelo Oficial de Compliance.

Bolsas de Estudo:

Uma concessão educacional para o apoio a uma Bolsa de Estudos será apenas considerada para aprovação nos seguintes termos:

Concessões de bolsa de estudos podem ser feitas diretamente a uma instituição ou ao patrocinador da conferência para pagar as despesas de estudantes de medicina, residentes, bolsistas e outros profissionais de saúde em formação para participar de uma conferência médica ou reunião profissional;
A seleção das pessoas que podem receber esse apoio deve ser realizada pela instituição em que elas estão sendo treinadas ou pelo patrocinador da conferência, conforme o caso, e sem qualquer opinião dos representantes da Scitech;
Os profissionais de saúde, funcionários governamentais, parceiros comerciais, amigos e parentes das partes acima mencionadas não são elegíveis para receber esse apoio e, se em posição de influenciar qualquer vantagem comercial sobre a Scitech, não podem dar qualquer opinião na seleção das pessoas que podem receber tal apoio. A conferência ou reunião deve ser principalmente dedicada à promoção de objetivos científicos, atividades educacionais e discursões;
As entidades elegíveis para receber as bolsas de estudo são os hospitais ou outros estabelecimentos de saúde semelhantes, centros médicos acadêmicos e universidades, onde os profissionais de saúde estão em treinamento; e
As bolsas de estudo devem ser utilizadas unicamente para reembolsar as despesas legítimas para atividades educacionais de boa fé.

Formação do Paciente:

Uma Bolsa Educacional de apoio à formação do paciente será apenas considerada para aprovação nos seguintes termos:

Uma Bolsa ao apoio da formação do paciente será apenas considerada para:

uma conferência ou reunião envolvendo apresentações educacionais para um grupo de pacientes; ou
uma apresentação educativa dirigida a pacientes em outro formato, como uma apresentação na internet, em CD-ROM ou publicação.

Para ser considerada para uma bolsa educacional de paciente, uma reunião ou conferência deve cumprir com os seguintes padrões:

A conferência ou reunião deve ser dedicada principalmente, em termos de tempo e esforço, para uma apresentação de informações aos pacientes. Qualquer tempo dedicado às refeições, entretenimento ou atividades recreativas deve ser claramente subordinado ao tempo da atividade educacional; e
A participação deve estar aberta a pacientes de uma comunidade mais ampla. Se o evento é realizado na instalação de um beneficiário da bolsa, deve haver publicidade ou outros esforços para divulgar o evento para pessoas que não são pacientes do prestador.

A Scitech pode conceder uma bolsa educacional a paciente para apoiar uma apresentação educacional que toma a forma de uma apresentação na Internet, CD-ROM, publicação ou outro formato. Qualquer referência nos materiais ao beneficiário da bolsa deve ser incidental e os materiais não podem promover um determinado prestador. A participação deve ser aberta a pacientes de uma comunidade mais ampla.
As seguintes pessoas físicas ou jurídicas são elegíveis a receber bolsa para formação de paciente:

Hospitais, centros de saúde comunitários (não incluindo consultórios de grupo médico) ou outros serviços de saúde semelhantes, centros médicos acadêmicos e universidades; e
Sociedades e associações que atuam com uma função educacional, grupos de defesa e apoio a pacientes e entidades médicas similares.

As bolsas de formação dos pacientes devem ser utilizadas para financiar projetos ou atividades específicas. Isso pode incluir um programa específico ou, se todos os critérios do presente procedimento são satisfeitas, uma série de programas ou atividades totalmente definidos que ocorrerão ao longo do tempo.

As bolsas de formação dos pacientes não podem ser utilizadas para financiar atividades que são realizadas essencialmente para fins operacionais do beneficiário ou de outra forma para reduzir as despesas orçamentadas do beneficiário ou para atividades promocionais de um beneficiário.
O beneficiário de uma bolsa de formação do paciente para uma conferência ou reunião pode usar a mesma para apoiar qualquer uma das despesas da conferência ou reunião, sujeitas às limitações estabelecidas nesta seção.
O beneficiário de uma bolsa pode usar a mesma para apoiar refeições ou recepções modestas, somente se todos os seguintes critérios são atendidos:
1. A refeição ou recepção está aberta a todos os participantes na reunião ou conferência;
2. As refeições ou recepções são de natureza modesta; e
3. O tempo durante as refeições e recepções na conferência ou reunião é claramente subordinado à quantidade de tempo gasto nas atividades educacionais de um dia de 8 (oito) sendo que 75% (setenta e cinco pontos percentuais) ou mais deve ser dedicado à atividade educacional da reunião.
O beneficiário de uma bolsa não pode usar a mesma para apoiar os custos dos honorários, viagens, alojamento, ou outras despesas pessoais de profissionais de saúde não docentes presentes na reunião ou conferência.

Quaisquer receitas que permanecem inutilizadas após a conclusão da atividade financiada devem ser devolvidas à Scitech. Se solicitado, o beneficiário da bolsa deve fornecer a documentação dos gastos reais do programa/ evento e/ou permitir uma auditoria pela Scitech.

Educação de Saúde Comunitária:

Uma Bolsa Educacional para apoiar atividades educacionais de saúde comunitária, tal como feiras de saúde ou outros programas de triagem, será apenas considerada para aprovação como a seguir:

Atividades relacionadas à comunidade financiadas pela Scitech devem ser normalmente realizadas em instalações onde os participantes individuais não sentem influência indevida de consultar quaisquer profissionais de saúde específicos ou outros prestadores da atividade (ex., em um centro comunitário). Em determinadas circunstâncias, pode ser permitida a realização de atividades relacionadas com a comunidade (ex., uma feira de saúde) em um hospital ou unidade de saúde semelhante;
Os beneficiários da Bolsa devem concordar que eles não cobrarão dos participantes ou solicitarão o reembolso de qualquer terceiro pagador para qualquer aspecto da atividade apoiada pela Bolsa da Scitech;
As seguintes pessoas físicas ou jurídicas são elegíveis para receber Bolsas para as atividades relacionadas com a comunidade:

Hospitais, centros de saúde comunitários (não incluindo consultórios de grupo médico) ou outros serviços de saúde semelhantes, centros médicos acadêmicos e universidades;
Sociedades e associações que atuam com uma função educacional, grupos de defesa e apoio a pacientes e entidades médicas similares; e
Organizações de Saúde, contanto que a entidade esteja substancialmente contribuindo ao custeamento do evento.

Bolsas para atividades relacionadas à comunidade podem ser usadas para desenvolvimento do programa e materiais do programa, locação de local, suprimentos, publicidade e promoção do programa e lanches para os participantes do programa; e
Bolsas para atividades relacionadas à comunidade não podem ser usadas para pagar qualquer profissional de saúde que esteja desenvolvendo ou participando da atividade.

Materiais Duradouros:

Materiais Duradouros são materiais didáticos impressos, registrados ou informáticos usados por um período de tempo em diversos locais.

O beneficiário de uma bolsa de materiais duradouros pode usá-los apenas para desenvolver o conteúdo para e, posteriormente, produzir e distribuir os materiais. A bolsa não pode ser usada para comprar materiais existentes ou apenas para o custo de produção e/ou distribuição dos materiais.
Solicitações de bolsa para apoiar o desenvolvimento e distribuição de materiais duradouros que se basearão unicamente no conteúdo de um evento ao vivo, ou que venham a ser meramente reembalados ou colocados em outro programa existente ou um conjunto de materiais (ex., o conteúdo de uma teleconferência será desenvolvido em materiais escritos), não são permitidos e serão rejeitados se o pedido for apresentado após o conteúdo para o evento ao vivo ou programa ou materiais existentes ter sido desenvolvido. Os pedidos de bolsa podem ser considerados para aprovação, se forem apresentados antes de o conteúdo do evento ao vivo ou programa existente ou materiais ter sido desenvolvido.
Se a bolsa financia todo o custo do desenvolvimento de materiais duradouros, o beneficiário da bolsa não pode cobrar esses materiais dos participantes. Se a bolsa financia parcialmente o desenvolvimento de materiais duradouros, uma redução adequada no custo dos materiais deve ser realizada.

Doações

Requisitos para Doação:

Doações são permitidas quando satisfazem os seguintes critérios:

O beneficiário deve, alternativamente, (1) ser uma organização isenta de impostos registrada sob o código fiscal aplicável, ou (2) considerada como uma organização de caridade sob a lei local e uma comunidade, indústria ou organização comercial benemérita, que, embora não possa desfrutar de status de isenção fiscal, é dedicada à promoção de questões de interesse da comunidade, da indústria ou do comércio para a Scitech.

Doações devem ser feitas mesmo se a organização filantrópica é um cliente (p.ex., um hospital);
Doações não devem ser feitas para qualquer organização que, segundo o conhecimento da Scitech, é influenciada por um Consultor que está em condições de utilizar, pedir, comprar ou recomendar os produtos da Scitech, ou por um membro familiar direto de tal Consultor, ou se um familiar direto de tal Consultor é um empregado sem a aprovação específica do Oficial de Compliance;
As doações não devem ser realizadas para qualquer organização que, segundo o conhecimento da Scitech, é controlada por um profissional de saúde, Governo Oficial ou parte privada ou um membro familiar direto do mesmo, com uma relação comercial com a Scitech ou de suas afiliadas; e
não ligadas a uma licitação.

A doação deve ser destinada e usada para fomentar os propósitos filantrópicos da organização.
A doação pode não ter quaisquer requisitos atrelados. Não pode ser vinculada, de qualquer forma, a usos, pedidos, recomendações ou compras passadas, presentes ou futuras de produtos Scitech. Qualquer evidência que sugere que a doação está ligada, de alguma forma, a usos, pedidos, recomendações ou compras passadas, presentes ou futuras de produtos Scitech fará com que a solicitação seja rejeitada e a solicitação não poderá ser apresentada novamente.
A Scitech não contribuirá para a “entidade filantrópica favorita” de um Profissional de Saúde ou de um Governo Oficial a pedido destes.
As doações apenas podem ser realizadas em resposta a um esforço de angariação de fundos em geral dirigido a vários contribuintes potenciais por uma entidade filantrópica, ao invés de em resposta a um pedido dirigido apenas à Scitech.
As doações podem assumir a forma de compra de uma mesa em um jantar ou outro evento ou a compra de participação em uma atividade recreativa, como, por exemplo, um torneio de golfe.

A Scitech, no entanto, não pode convidar o Profissional de Saúde ou Funcionário do Governo para participar do evento ou atividade usando as oportunidades obtidas pela Scitech em troca da doação; e
Os funcionários da Scitech e seus convidados que não são Profissionais de Saúde ou Funcionários do Governo podem participar do evento. Se algum valor da bolsa não é utilizado, a Scitech pode devolver a parcela não utilizada à organização patrocinadora para o uso como a organização patrocinadora considerar adequado. A Scitech não deve sugerir à organização patrocinadora de qualquer forma, direta ou indiretamente, quaisquer pessoas específicas que devem ser convidadas a usar os valores da bolsa da Scitech.

Processo para Apresentação de Solicitação de Bolsa Educacional e de Doações

Os Solicitantes devem apresentar o Formulário de Solicitação de Bolsa e Doações (“FSBD”) ou uma carta de solicitação em papel timbrado do Solicitante ao Gerente da Unidade de negócios (“GUN”), no qual deve conter:

A assinatura do Solicitante da Bolsa;
Uma descrição dos objetivos da organização;
A data do evento ou atividade. A solicitação deve ser recebida pelo GUN ao menos 4 (quatro) semanas antes da data do programa ou evento para o qual é solicitada a Bolsa;
Evidência de creditação, quando aplicável. Geralmente, uma carta de solicitação de um prestador credenciado afirmando que o prestador e o programa são credenciados e indicando o número de créditos que serão recebidos serão suficientes;
A identificação fiscal do solicitante ou outro número de identificação equivalente e evidência de sua condição de isenção fiscal por atividade filantrópica;
O tema, objetivo e descrição da atividade para a qual a bolsa ou doação é solicitada;
A ordem do dia ou agenda proposta da atividade, conforme aplicável;
O local onde a atividade será realizada, segundo aplicável;
O público-alvo para a atividade; e
Os nomes de todos os profissionais de saúde que servem no conselho de administração, como um funcionário da organização ou de outra forma controlando os atos da organização.

Um solicitante não pode apresentar o Formulário de Solicitação de Bolsa e Doações (FABD) a um distribuidor, representante de vendas ou funcionário da Scitech com responsabilidades de vendas. Outros representantes da Scitech que receberem um Formulário de Solicitação de Bolsa e Doações (FSBD) ou solicitam carta deverão apresenta-las ao GUN.

Representantes da Scitech que apresentem um Formulário de Solicitação de Bolsas e Doações (FSBD) devem assinar o formulário;
Representantes da Scitech não podem fazer quaisquer promessas orais ou escritas que a solicitação será aprovada;
Se um solicitante faz uma pergunta a um representante da Scitech sobre o estado ou o resultado de uma solicitação, o representante da Scitech deve encaminhar o solicitante ao GUN;
Se um representante da Scitech apresenta uma solicitação em nome de um solicitante que, em seguida, envia a mesma ao GUN, o representante da Scitech será notificado de que a solicitação foi recebida; No entanto, o representante da Scitech não será notificado sobre o status da solicitação até o Comitê de Compliance dar a decisão final sobre a solicitação; e
Se um solicitante apresenta uma solicitação diretamente, ele será notificado que a solicitação foi recebida.

Processo para Aprovação de Solicitações de Bolsa Educacional e Doações

Todas as Bolsas Educacionais, Doações ou apoio financeiro a programas educacionais superiores a 5 (cinco) Salários Mínimos devem ser aprovadas previamente pelo Comitê de Compliance da Scitech.
Na revisão para Bolsas Educacionais e Doações, o Comitê de Compliance da Scitech não considerarão qualquer vantagem comercial (tal como vendas), passada, presente, futura ou potencial, obtida ou recebida de qualquer Profissional de Saúde, Funcionário do Governo ou parte privada afiliada ao solicitante, usos, compras, pedidos ou recomendações.
Ao determinar sobre a aprovação de um pedido de uma Bolsa Educacional ou Doação de caridade, o Comitê de Compliance da Scitech considerarão, além dos requisitos e critérios específicos estabelecidos neste Procedimento, os seguintes critérios gerais:

O status de isenção fiscal do Solicitante;
O propósito a ser servido pela bolsa ou doação, incluindo a maneira pela qual a bolsa ou doação será usada e o cuidado ao paciente ou o benefício à comunidade;
Se o programa, evento ou atividade é consistente com a missão da Scitech; e
O conjunto de outras atividades educacionais e de caridade que atualmente recebem financiamento da Scitech.

O GUN ou colaborador por ele indicado notificará a organização informando se a bolsa ou doação solicitada for aprovada, para requer informações adicionais ou se foi rejeitada.
Trimestralmente, os GUNs prepararão um sumário de todas as Bolsas Educacionais e Doações aprovadas e apresentará o mesmo ao Oficial de Compliance da Scitech.

Processo para a Concessão de Bolsas Educacionais e Doações

Se o pedido de Bolsas Educacionais e Doações forem aprovados pelo Comitê de Compliance, nos termos descritos acima, o solicitante receberá uma Carta de Concessão Scitech da Bolsa Educacional ou Doação. A Carta de Concessão Scitech incluirá disposição anticorrupção específica.
A Carta de Concessão incluirá uma disposição que permite a Scitech rescindir a Bolsa Educacional ou Doação, pelo não cumprimento de qualquer requisito legal e requisitos de procedimento ou política da Scitech. A Carta de Concessão Scitech formará um contrato entre as Partes e entrará em vigor após o solicitante descontar o cheque ou aceitar a transferência bancária.

PA 009- AUDITORIA PARA RELAÇÕES CONTRATUAIS COM PROFISSIONAIS DA SAÚDE, DISTRIBUIDORES E TERCEIROS

Procedimento de análise prévia

Em um esforço para limitar o risco de se manter relações negociais com Partes que apresentem determinados níveis de risco desconhecidos à Scitech, esta deverá, antes de iniciar quaisquer relações comerciais, solicitar a resposta do Formulário de Questionário Preliminar de Parceria (FQPP), e quando avaliado risco acima do limite de tolerância, requerer mais informações ou providenciar auditoria em seus possíveis parceiros de negócios, incluindo, mas não se limitando a consultores, distribuidores e quaisquer terceiros que se façam necessários.

A Scitech poderá conduzir auditorias junto a todos os seus consultores, distribuidores, agentes de venda, representante de vendas ou quaisquer terceiros que possam ser considerados como risco adicional a Scitech. (ex., consultores que não PS, facilitadores ou quaisquer terceiros que prestem serviços relacionados a licitações, registro de produtos, despachantes). O Comitê de Compliance pode definir se será necessária auditoria.

Participação em Licitações:

Contate o Oficial de Compliance para informar-se sobre os procedimento de participação direta em qualquer processo de licitação, e o “Manual de Compliance para Terceiros”, no caso de participação indireta.

Contratos de Consultoria com Profissionais da Saúde:

Após a aprovação das qualificações do Profissional da Saúde (PS) pelo Comitê, para se iniciar o procedimento para celebração de novo contrato de consultoria, um Colaborador Scitech será responsável por preencher o Formulário de Requisição de Serviço (FRS-PS).
Simultaneamente, será requerido ao PS que complete o Questionário Preliminar de Parceria.
Findo o procedimento acima, o Oficial de Compliance deverá revisar o arquivo do Profissional da Saúde determinando e documentando o seguinte:

Se existem quaisquer questões não resolvidas ou de solução impossível que possam impossibilitar a Scitech de iniciar relacionamento comercial com o Profissional da Saúde. São exemplos de questões de compliance de solução impossível:
1. O PS tenha indicado considerar a celebração de contrato de consultoria em conexão com a venda de Produtos Scitech;
2. O PS se recusar a assinar documento acerca de condutas anticorrupção, nos termos da legislação aplicável; e
3. Existir qualquer força de venda inapropriada envolvida, quaisquer arranjos proibidos ou qualquer conduta inapropriada em conexão com a escolha do PS, conforme proposto pelo consultor.
Se for necessária auditoria ou informação adicional para a tomada da decisão; e
Se qualquer informação identificada durante o procedimento de auditoria indique elementos razoáveis de que a Scitech não deve estabelecer relação de consultoria com a Parte.

Quando apropriado, a Scitech poderá solicitar um parecer jurídico sobre legalidade da consultoria nos termos da legislação aplicável e das diretrizes e procedimentos aplicados pelo empregador do PS.
Se o Oficial de Compliance decidir que inexistem questões não resolvidas ou de solução impossível, não sendo necessária auditoria adicional, em conjunto com o responsável pela negociação, deverá dar continuidade à negociação, com as seguintes ações:

Enviar comunicado escrito ao empregador do PS sobre a consultoria proposta dando prazo para que o empregador tenha tempo razoável para contestar a consultoria proposta;
Preencher o Formulário de Conclusão de Auditoria (FCA), que evidenciará potenciais questões averiguadas durante a auditoria e a resolução de tais questões com consultor em perspectiva;
Celebrar Contrato de Consultoria especificando os serviços de consultoria a serem prestados, as condições da remuneração e as cláusulas anticorrupção pertinentes;
Se verificado que o Consultor é empregado de órgão ou agência governamental, a consultoria será objeto de procedimento de auditoria interna específico; e
Se quaisquer questões de Compliance surgidas durante a avaliação foram devidamente averiguadas e, se necessário, resolvidas.

Procedimentos para Distribuidores:

Para iniciar os procedimentos para celebração de novo Contrato de Distribuição, o Diretor Comercial ou o Gerente de Marketing será responsável por preencher o Formulário de Requisição de Distribuição (FRD).
Simultaneamente, será requerido ao Distribuidor que complete o Formulário de Questionário Preliminar de Parceria (FQPP).
Com base na análise do Formulário de Requisição de Distribuição e no Formulário de Questionário Preliminar de Parceria será elaborado relatório preliminar de análise de risco, e se necessário realizada auditoria adicional no Novo Distribuidor ou Terceiro.
Fatores a serem analisados pelo Oficial de Compliance ao definir uma nota de risco para o parceiro em perspectiva incluem, mas não se limitam a:

A existência de informações públicas negativas sobre o potencial do Novo Distribuidor;
Que o potencial Novo Distribuidor distribuiria os Produtos Scitech em hospitais e clínicas controladas ou administradas pelo governo; e
Se o potencial Novo Distribuidor terá uma interação considerável com agentes governamentais em nome da Scitech.

Após a conclusão do procedimento de auditoria adequado, o Oficial de Compliance revisará os documentos de auditoria, determinará e documentará o seguinte:

Se existem quaisquer questões não resolvidas ou de solução impossível que possam impossibilitar a Scitech de iniciar relacionamento comercial com o potencial Novo Distribuidor. São exemplos de questões de compliance de solução impossível:
1. O potencial Novo Distribuidor tenha sido condenado civil ou criminalmente ou que tenha recentemente formalizado acordo relativo a ato violando a legislação anticorrupção aplicável; e
2. O Novo Distribuidor se recuse assinar documento acerca de condutas anticorrupção, nos termos da legislação aplicável.

Quando apropriado, a Scitech poderá solicitar um parecer legal de que a parceria é legal nos termos da legislação aplicável.
O Oficial de Compliance decidirá se inexistem questões não resolvidas ou de solução impossível e que uma auditoria adicional não é necessária.
Se uma relação de distribuição for negociada, o Oficial de Compliance e o Colaborador Scitech responsável pela negociação devem:

Preencher o Formulário de Conclusão de Auditoria, onde evidenciará potenciais questões averiguadas durante a auditoria e a resolução de tais questões com o novo distribuidor;
Garantir que o novo distribuidor assine as declarações e demais documentos pertinentes à política anticorrupção da Scitech e que garanta agir em estrita concordância com a legislação anticorrupção aplicável;
Garantir que o Novo Distribuidor conclua o treinamento anticorrupção; e
Garantir que seja celebrado Contrato de Distribuição especificando as condições e cláusulas anticorrupção pertinentes.

Contratos com Terceiros Diversos:

Para iniciar os procedimentos para celebração de novo Contrato com Terceiro, o Colaborador Scitech será responsável por preencher o Formulário de Requisição de Serviço (FRS).
Simultaneamente, será requerido ao Terceiro que complete o Formulário de Questionário Preliminar de Parceria.
Com base na análise do Formulário de Requisição de Serviço (FRS) e no Formulário de Questionário Preliminar de Parceria será elaborado relatório preliminar de análise de risco e se necessário será realizada auditoria adicional no Terceiro.
Fatores a serem analisados pelo Oficial de Compliance ao definir uma nota de risco para o parceiro em perspectiva incluem, mas não se limitam a:

A existência de informações públicas negativas sobre o Terceiro; e
Que o Terceiro tenha uma interação considerável com agentes governamentais em nome da Scitech.

Após a conclusão do procedimento de auditoria adequado, o Oficial de Compliance revisará os documentos de auditoria, determinará e documentará o seguinte:

Se existem quaisquer questões não resolvidas ou de solução impossível que possam impossibilitar a Scitech de iniciar relacionamento comercial com o Terceiro. São exemplos de questões de compliance de solução impossível:
1. Que o Terceiro tenha sido condenado civil ou criminalmente ou que tenha recentemente formalizado acordo relativo a ato violando a legislação anticorrupção aplicável; e
2. O Terceiro se recuse assinar documento acerca de condutas anticorrupção, nos termos da legislação aplicável.

Faz-se necessária à realização de auditoria ou informação adicional para se tomar uma decisão.
O Oficial de Compliance deverá tomar a sua decisão de que inexistem questões não resolvidas ou de solução impossível e de que não se faz necessária auditoria adicional.
Caso uma relação com Terceiro seja negociada, o Oficial de Compliance e o Colaborador Scitech responsável pela negociação deverão:

Preencher o Formulário de Conclusão de Auditoria, o qual evidenciará potenciais questões averiguadas durante a auditoria e a resolução de tais questões com o Terceiro;
Garantir que o Terceiro assine as declarações e demais documentos pertinentes à política anticorrupção da Scitech e que garanta agir em estrita concordância com a legislação anticorrupção aplicável; e
Garantir que o Terceiro conclua o treinamento anticorrupção.

Direito de acesso:

De acordo com a legislação aplicável quanto à proteção de informações e os procedimentos adotados pela Scitech, as pessoas envolvidas tem direito a receber os detalhes acerca de suas próprias informações detidas pela Scitech sob a forma física ou magnética.

Tais solicitações serão encaminhadas ao Oficial de Compliance para avaliação.

Arquivo de informações e relatórios

Visto que todos os relatórios pertinentes ao procedimento de Auditoria incluem informações confidenciais, é política da Scitech que tais relatórios e seu conteúdo sejam considerados e tratados como informação confidencial e arquivados de forma segura.

Arquivo de relatórios:

Todos os relatórios serão arquivados e terão seu acesso restrito. Somente o Oficial de Compliance e o Departamento Jurídico terão acesso aos relatórios e demais documentos pertinentes ao procedimento de auditoria arquivados. É responsabilidade da Diretoria assegurar que tais relatórios e documentos sejam devidamente arquivados e tratados como informação confidencial.

Em complemento ao período de tempo especificado no item “B” abaixo, após o término de: (a) relação contratual com Terceiro; (b) efetiva, esperada ou razoável investigação externa por agência governamental; (c) efetiva, esperada ou razoável procedimento administrativo ou ação judicial (incluindo recursos as instância superiores); e (d) outras circunstâncias que não exijam o uso das informações confidenciais ou documentos correlatos, incluindo ações judiciais ou processos administrativos temporariamente suspensos, o Departamento de Compliance contatará todos os empregados que tiveram acesso ao relatório e documentos correlatos e solicitará que todos enviem todo e qualquer documento que contenham, no todo ou em parte, ou que de qualquer forma reflitam as informações contidas no relatório e documentos correlatos, que serão arquivados e tratados como informação confidencial.

Tempo de arquivamento dos relatórios:

O tempo de arquivamento dos relatórios depende do período de vigência dos Contratos correlacionados, trânsito em julgado de ação judicial, conclusão de processo administrativo ou investigação.

Na hipótese de haver múltiplos procedimentos simultânea ou sequencialmente (ex., caso estejam sendo conduzidas investigações ao mesmo tempo ou após a propositura por Terceiro de ação judicial), ou caso haja múltiplos procedimentos em decorrência do mesmo relatório ou da mesma investigação, o arquivamento só ocorrerá após o encerramento de todos os procedimentos e ações judiciais. Quando em dúvida, favor consultar o Departamento de Compliance.

Procedimento Geral de Arquivamento. Relatórios e documentos correlatos, serão arquivados até 01 (um) ano após o fim da vigência do Contrato, ou, de acordo com o estabelecido pelo Departamento de Compliance ou Departamento Jurídico.
Relatórios que sejam objeto de investigação, ação judicial ou processo administrativo. Quando uma ação judicial for proposta contra a Scitech por Terceiro com o qual a Scitech tenha celebrado Contrato, ou caso haja ação judicial ou processo administrativo em andamento envolvendo a Scitech, o relatório de auditoria e documentos correlatos serão arquivados imediatamente após o trânsito em julgado da ação judicial ou encerramento do processo administrativo. O Departamento de Compliance ou o Departamento Jurídico deverão comunicar tal fato a todos aqueles que estiverem em posse do relatório e documentos correlatos e solicitará que todos enviem todo e qualquer documento que contenham, no todo ou em parte, ou que de qualquer forma reflitam as informações contidas no relatório e documentos correlatos, os quais serão arquivados e tratados como informação confidencial.
Relatórios que sejam objeto de investigações promovidas por Agências Governamentais. Quando um relatório de auditoria for objeto de investigação promovida por agência governamental, em que a Scitech seja parte, o relatório e os documentos correlatos serão arquivados em até 01 (um) ano da data do encerramento da investigação, observado o disposto acima. O Departamento de Compliance ou o Departamento Legal comunicarão tal fato a todos aqueles que estiverem em posse do relatório e documentos correlatos e solicitará que todos enviem todo e qualquer documento que contenham, no todo ou em parte, ou que de qualquer forma reflitam as informações contidas no relatório e documentos correlatos, os quais serão arquivados e tratados como informação confidencial.

Dos Terceiros Prestadores de Serviço:

A Scitech poderá contratar Terceiros prestadores de serviços ou administradores para assessorá-la nos procedimentos de investigação de auditorias, armazenamento e arquivamento de documentos, dentre outros. Em tais casos, a Scitech garantirá que os serviços sejam prestados em conformidade com a confidencialidade dos documentos envolvidos, devendo o Terceiro assinar Contrato de confidencialidade ou instrumento similar que preveja a não divulgação das informações.

PA 010- TREINAMENTO ANTICORRUPÇÃO

Procedimentos de Treinamento

Todos os Colaboradores Scitech e parceiros de negócios específicos que interajam com agentes do governo e PSs, deverão, quando solicitado pelo Diretor Presidente, receber treinamento anticorrupção. O conteúdo e frequência de tais treinamentos dependerão da região geográfica e nível de potencial interação com agentes do governo e PS.

Interações Raras ou remotas – empregados e parceiros de negócios cuja interação com agentes do governo e Profissionais da Saúde seja rara ou remota, deverão receber treinamento anticorrupção por não menos que 1/2 (meia) hora. Tal treinamento incluirá a Política Anticorrupção da Scitech e a Lei Anticorrupção, além da legislação aplicável, podendo ser ministrada por meio da Internet.
Interações Moderadas ou Esporádicas – empregados e parceiros de negócios cuja interação com agentes do governo e Profissionais da Saúde seja moderada ou esporádica, deverão receber treinamento anticorrupção por não menos que 01 (uma) hora a cada 02 (dois) anos. Tal treinamento incluirá a Política Anticorrupção da Scitech e a Lei Anticorrupção, além da demais legislação aplicável. O treinamento será presencial e incluirá situações específicas para a região geográfica, discussões acerca de condutas adequadas ou não e uma sessão para solução de dúvidas.
Interações Constantes ou rotineiras – empregados e parceiros de negócios cuja interação com agentes do governo e Profissionais da Saúde seja constante ou rotineira, deverão receber treinamento anticorrupção por não menos que 02 (duas) horas anualmente. Tal treinamento incluirá a Política Anticorrupção da Scitech e a Lei Anticorrupção, além da demais legislação aplicável. O treinamento será presencial e incluirá situações específicas para a região geográfica, discussões acerca de condutas adequadas ou não e uma sessão para solução de dúvidas.

Após a conclusão do treinamento, o empregado ou parceiro com:

Interações Raras ou remotas deverá estar apto a:

Descrever a política e a filosofia anticorrupção da Scitech;
Descrever a Lei Anticorrupção e sua aplicabilidade aos negócios conduzidos pela Scitech;
Descrever a legislação anticorrupção pertinente;
Citar, pelo menos, 01 (um) exemplo de conduta adequada e outro exemplo de conduta inadequada, de acordo com a legislação anticorrupção aplicável;
Citar potenciais penalidades decorrentes de conduta inadequada de acordo com a legislação anticorrupção aplicável; e
Citar ao menos 02 (dois) contatos com os quais informações adicionais podem ser obtidas, se necessário.

Interações Moderadas ou Esporádicas ou Interações Constantes ou rotineiras deverá estar apto a:

Todos os itens com Interações Raras ou remotas mais:
Citar, pelo menos, 02 (dois) exemplos de conduta adequada e o total de 02 (dois) exemplos de conduta inadequada, de acordo com a legislação anticorrupção aplicável; e
Qualquer empregado que tenha como função supervisionar outros empregados ou parceiros de negócios deverá receber treinamento com o mesmo conteúdo e periodicidade de seus supervisionados.

Supervisão de Treinamentos

O Diretor Presidente ou pessoa por este indicada, conjuntamente com o Oficial de Compliance será responsável por conduzir ou organizar treinamento adequado para se cumprir com as disposições aqui especificadas.
O Diretor Presidente, trimestralmente, deverá submeter relatório de treinamento à Diretoria, contendo resumo dos treinamentos realizados nos meses anteriores.

PA 011- RELATÓRIOS DE NÃO CONFORMIDADE

Comunicação de violação potencial

Cada membro da Scitech é responsável por seguir e fazer com que os demais sigam o código de condução dos negócios e ética da Scitech, bem como a legislação aplicável. Todos são responsáveis por reportar qualquer violação ao código de conduta dos negócios e ética da Scitech, como também as políticas de anticorrupção aplicáveis. Os membros da equipe da Scitech não serão submetidos a represálias por reportar ou fornecer informações sobre qualquer potencial violação, exceto nos casos em que o próprio Colaborador reportando a represália seja o responsável pela violação.

A Scitech espera a cooperação de todos os membros nas investigações de uma potencial violação. Se possível, qualquer comunicação de potencial violação será mantida como confidencial.

Se um membro do time necessitar de apoio em relação a questões legais ou éticas, tiver testemunhado, tido conhecimento de uma ilegalidade ou conduta antiética, praticada por um membro da Scitech, deverá consultar a Diretoria da Scitech.

Se for desconfortável informar ao superior direto, se o superior for o responsável pela violação, ou se a resposta obtida for insatisfatória, o membro poderá diretamente à Diretoria ou ao Comitê de Compliance. Os telefones das pessoas e/ou departamentos mencionados estão disponíveis na sua lista de telefones da Scitech. Se a violação envolver um membro da Diretoria da Scitech, o membro deverá reportar a violação ao Diretor Presidente da Scitech.

Se o membro preferir, a comunicação quanto às violações poder ser reportadas anonimamente pelo site www.scitechmed.com, clicando em Canal de Denúncia.

O membro, ainda, poderá escolher realizar a comunicação anonimamente, mas neste caso, a investigação e a resolução do caso poderá apresentar maior dificuldade, tornando-se até impossível. A Scitech prefere que o membro se identifique no momento da comunicação. Toda informação fornecida será tratada como confidencial, na medida do possível.

Proteções para as pessoas que comunicam comportamentos questionáveis

Nosso compromisso em promover os mais altos critérios de ética inclui a responsabilidade de criar um ambiente no qual membros de equipe possam denunciar violações sem medo de retaliações ou represálias. Você não sofrerá sanção disciplinar, perderá seu emprego, ou sofrerá retaliações por fazer perguntas ou manifestar preocupações acerca de nossas obrigações éticas ou legais, desde que haja de boa-fé. “Boa Fé” não significa que você deva estar certo, mas que você acredita estar fornecendo informações verdadeiras. O importante é que você leve sua pergunta ou preocupação à atenção da Scitech por um dos canais disponíveis.

Os Colaboradores não devem ser desencorajados a utilizar qualquer dos canais disponíveis na organização. Mesmo perguntas simples a alguém, reportando uma violação, pode levar à retaliação não intencional, uma vez que pode fazer com que a pessoa sinta ter feito algo errado ao escolher um método ao invés de outro. Qualquer pessoa reportando uma violação de acordo com este código, pode escolher o método que a faça se sentir mais confortável em comunicar sua preocupação à Scitech.

Qualquer membro de Equipe que retaliar outro membro de equipe por comunicar, seja sabido ou por mera suspeita, violação de nossas obrigações legais ou éticas estará violando o presente Código e poderá ser submetido à sanção disciplinar, incluindo a dispensa. A retaliação também será considerada uma violação da lei e, como tal, está sujeita às ações legais pelo indivíduo ofendido e pela Scitech.

Dúvidas sobre retaliação devem ser encaminhadas à Diretoria.

Investigações e ações corretivas

Todas as denúncias sobre supostas violações serão investigados pela Scitech e tratados com a confidencialidade inerente aos interesses da Scitech e às suas obrigações legais. Se o resultado da investigação indicar que uma Ação Corretiva se faz necessária, a Scitech decidirá as medidas a serem tomadas, incluindo sanções disciplinares, dispensa ou a medida legal cabível. Se cabível, as investigações poderão ser direcionadas às autoridades legais competentes, e investigadores externos poderão auxiliar no inquérito. Como parte do procedimento de conclusão, os resultados da investigação poderão ser compartilhados como o iniciador do relatório.

No passado e hoje, membros da indústria da saúde (médicos, hospitais, empresas e outros) foram submetidos às investigações governamentais. É parte da política da Scitech cooperar integralmente com investigações governamentais válidas. Ainda que pouco provável, é possível que um membro da equipe Scitech seja contatado por agentes do governo conduzindo uma investigação sobre a indústria de produtos médicos. Os membros da equipe devem estar cientes que tal investigação pode ser complexa, e se contatados por investigador, devem verificar se a Scitech está ciente de tal investigação.

Demissões e Alterações:

É possível considerar que uma disposição do presente Código seja invalidada por determinada circunstância em particular. Qualquer membro da equipe pretendendo a demissão deve procurar seu supervisor, que deverá envolver outras pessoas em relação ao pedido de demissão.

Qualquer alteração deste Código aplicável a funcionários antigos será divulgada de acordo com as normas aplicáveis.

Respostas e sanções disciplinares às violações de ética:

Cada membro de equipe é responsável por cumprir este Código de Conduta Negocial e Ética. Membros que violarem disposições deste código poderão ser submetidos às sanções disciplinares apropriadas, incluindo dispensa.

Membros de equipe que violem leis e regulamentações governamentais previamente mencionadas neste Código podem expor a si mesmos e a Scitech às multas consideráveis, penas e lucros cessantes.

PA 012- PLANO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

Seleção de Contrato de Consultoria a ser objeto de Auditoria.

No início de cada exercício fiscal, o Diretor Presidente selecionará, por amostragem, Contratos de Consultoria para a realização de auditoria, de acordo com o procedimento abaixo:

Para cada uma das categorias de contratos abaixo, o Oficial de Compliance deverá compilar uma lista com todos os Contratos vigentes:

Consultores em Desenvolvimento e Avaliação de Produtos;
Consultores em Pesquisas Clínicas; e
Consultores Diversos.

Um contrato será considerado como vigente, caso seu prazo de vigência não tenha terminado ou não tenha sido rescindido ou resilido.
O Departamento de Compliance e o Diretor Presidente deverão determinar a quantidade de contratos a ser selecionada para Auditoria, de cada uma das categorias acima.
Os Contratos de Consultoria serão selecionados para Auditoria, considerando os seguintes fatores:

A quantidade de Contratos;
O resultado de Auditorias de Compliance anteriores;
As fontes do Departamento de Compliance;
Requisitos legais, regulatórios, contratuais e outros;
Desligamento de pessoal envolvido em determinado Contrato;
Aumento considerável nos Serviços de Consultoria prestados em determinado Contrato;
A data e os resultados de Auditoria já realizada, ou caso o PS seja agente ou funcionário público; e
Um Contrato seja identificado pelo Departamento de Compliance como de risco.

A Auditoria deverá dividir o tempo a ser gasto, também definindo a ordem para cada Contrato de Consultoria selecionado a ser auditado, afim de que todos sejam auditados dentro do exercício fiscal.

Relatório do Auditor / Oficial de Compliance

O Diretor Presidente escolherá um Auditor ou o Oficial de Compliance responsável pela Auditoria de cada Contrato de Consultoria selecionado.
O Auditor/Oficial de Compliance deverá analisar a documentação pertinente ao Contrato, seus resultados e respectivos pagamentos realizados ao(s) Consultor(es). Tal documentação pode incluir o Contrato de Consultoria, correspondências e e-mails referentes ao Contrato (após consulta ao Departamento Jurídico, para verificar questões relativas à confidencialidade), notas fiscais/faturas, certificações do Serviço de Consultoria, registros contábeis, informações constantes em base de dados ou qualquer outro documento pertinente. O Auditor/Oficial de Compliance poderá solicitar quaisquer documentos adicionais que se façam necessários para concluir a Auditoria.
O Auditor/Oficial de Compliance deverá, a seu exclusivo critério, entrevistar Colaboradores da Scitech que possuam informações sobre o Contrato de Consultoria, desenvolvimento da prestação dos Serviços de Consultoria e pagamentos realizados ao Consultor.
O Auditor/Oficial de Compliance deverá revisar o FAN de acordo com o qual o Serviço de Consultoria foi contratado, e deverá determinar se os serviços prestados e os pagamentos foram realizados em consonância com o FAN.
Se aplicável, o Auditor/Oficial de Compliance deverá rever os limites para pagamento realizados nos termos do Contrato de Consultoria e verificar se a Scitech fez pagamentos além do limite previsto.
O Auditor/Oficial de Compliance deverá verificar cada pagamento realizado para determinar se estão em consonância com as disposições do Contrato de Consultoria e com as políticas de conduta, procedimentos e diretrizes da Scitech.
Com base no tipo de Contrato de Consultoria, o Auditor/Oficial de Compliance revisará as políticas de conduta, procedimentos e diretrizes e determinará se a Scitech executou o Contrato de acordo com tais políticas, procedimentos e diretrizes.

Resultado da Auditoria

Na conclusão da Auditoria de Compliance, o Auditor/Oficial de Compliance deverá elaborar relatório descrevendo de forma resumida as informações apuradas (“Relatório de Auditoria de Compliance”).
O Relatório de Auditoria de Compliance deverá conter: resumo dos fatos, descrição dos documentos revisados, resumo das entrevistas conduzidas, fatos apurados e conclusão, incluindo, mas não se limitando a, se os serviços prestados e respectivos pagamentos estão de acordo com o Contrato de Consultoria, se as políticas de conduta, código de ética e diretrizes da Scitech e a legislação aplicável foram observados.
Cópia do Relatório de Auditoria de Compliance deverá ser fornecida ao Diretor Presidente.

Ação Corretiva

Se a Auditoria indicar que os Serviços prestados ou os pagamentos estejam em desacordo com o Contrato de Consultoria, políticas de conduta, código de ética, diretrizes ou regulamentação aplicável, o Auditor/Oficial de Compliance deverá, imediatamente, informar o Diretor Presidente.
Em conjunto com o Departamento Jurídico e Recursos Humanos, o Diretor Presidente deverá determinar a ação corretiva adequada. Tal ação poderá incluir, mas não se limitar a, aconselhar o Consultor e os Colaboradores envolvidos, alterar ou rescindir o Contrato, ou tomar a medida disciplinar cabível em relação ao Colaborador da Scitech, incluindo a dispensa do mesmo.
As ações corretivas tomadas deverão ser relatadas no Relatório de Auditoria de Compliance sob a forma de anexo, e cópia deste deverá ser submetido ao Diretor Presidente.

ANEXO 0001- Questionário de Compliance

Download – Questionário Política Anticorrupção Scitech